上海葡萄城进销存管理系统 （ERP Lite）

    一、开发背景

　　作为分销型企业也许每时每刻就会碰到一些棘手的问题：不能及时地与合作伙伴读取信息和交换信息，无法准确地了解分销商的业务、财务信息，其结果往往是企业无法有效地确定生产规模和零件付运的时间，进而造成库存积压，影响资金的正常周转甚至是整个企业的决策及战略部署。企业经营的产品种类/规格往往多达上百种，具体的销售则是委托给属下的数百家分销商来进行，由分销商直接将产品销售给最终客户。

　　奥林岛分销商管理系统，充分利用财务管理、进销存和企业电子商务系统的综合优势，为集团企业提供强大的分销商管理系统，后台整合企业大型ERP管理系统，前端通过WEB及远程数据同步，从实际业务出发、实现企业间订单管理、库存、配送、服务与渠道支持等多方面协同，共同构建相互关联的应用平台，分销商及业务合作伙伴可以准确、及时地将库存信息、销售报告诸类相关数据反馈给企业，为企业提供丰富翔实的第一手资料，帮助业务管理人员有效管理企业经营及合作伙伴协作的各个环节业务。

　　二、方案详细介绍

　　奥林岛进销存管理软件是一套面向中小型企业、功能强大、实施周期短、易学易用的管理软件。整个系统主要由采购模块、销售模块、库存模块、存货核算模块、应收应付模块及报表查询系统构成。这些模块基本涵盖了各类企业对进销存管理软件的要求。该系统实现了多币种交易和不同币别混合支付的功能，极大地方便了外资外贸企业的运用。系统具备强大的数据存储和查询能力，能充分满足数据量和用户数的增长需要；系统的自动维护和备份功能确保了数据的安全性；严谨的权限和业务流程控制确保数据不被伪造和篡改，使企业领导可以充分授权。强大的数据查询和汇总功能使管理者能随时掌握企业的经营状况。智能化的预警功能又可以使企业防患于未然，确保生产经营正常进行。相信使用了本系统，一定会为您企业的经营管理带来更多的便捷，使企业的优势在激烈的市场竞争中日益显现。

　　奥林岛进销存系统具有设计清晰的业务流程，采购、库存、核算、付款一系列的子模块功能衔接流畅，并与财务管理系统集成，多种类型的可选报表可以满足企业不同的打印需求，后台采用的MS SQL数据库为企业提供了操作、维护上的稳定和便捷。不仅如此，有效期/批次跟踪和外币核算功能，迎合了行业中的特殊需求。更为企业所看中的是，作为整个系统的开发商，GrapeCity的专业技术队伍可以为企业提供灵活而有针对性的二次开发，同时，并能保证精通业务流程的开发人员和实施顾问贯穿于整个技术支持的始终。

　　进销存管理强大的数据存储、查询和汇总功能，提供多角度的业务分析报表和数据查询；多币种交易和混合支付功能，支持同物料不同业务中多计量单位的自动换算；严谨的权限和业务流程控制、系统自动维护和备份功能确保数据的安全性；智能化预警功能监测存货的短缺、超储等异常状况，确保企业生产经营正常进行。同时进销存系统的业务数据可以平滑地转入财务系统，构建统一的企业信息化管理系统平台，真正实现了财务、业务一体化。　　

　　其主要特点如下：

　　友好的用户界面：统一的Windows风格界面，易于学习和使用，丰富的热键方便键盘操作。

　　灵活的信息分类：以树形结构定义各类基本信息（客户、物料、仓库、部门…），方便用户进行信息分类。

　　自定义项目：每种业务均可增加自定义项目用于输入额外信息，满足不同用户的需要。

　　灵活的报表系统：使用Excel作为统计报表的输出工具，方便用户自定义模块，生成各种统计图表。

　　多币种：针对外资企业特点，可以在每个业务单据上设置相应的货币种类，允许不同币种的混合支付和收款。

　　预警功能：智能化的预警功能，提高企业的反映速度及应变能力。

　　多仓库、多仓位+库存状况的自动预警功能：提供对库存的全方面管理，满足客户对库存管理的严格要求。

　　多计量单位：对于在销售、采购和库存等业务中出现的同种物料不同计量单位的情况，系统将根据既定的基准单位，自动换算，减少人为误差。

　　自定义业务流程：用户可以根据需要取舍部分业务功能，改变业务控制的先后顺序，使整个系统更贴近实际操作。

　　数据联查：可以从一个业务画面直接进入相关的其他业务画面，了解整个业务过程发生的事务。

　　权限控制：严谨的权限和业务流程控制确保数据不被伪造和篡改。

　　支持电子商务：精简的代码，无须安装任何组件。方便远程使用和统计查询。

　　面向业务的信息系统：独立于财务系统，基于进销存，业务人员易于接受。与奥林岛财务无缝连接,及与其他帐务系统的数据接口。

　　采购管理

　　采购管理模块提供了供应商报价管理、采购单管理、采购入库管理和采购退货管理等业务处理。该模块可以由采购单直接生成采购入库单和采购退货单，简化了仓储人员的作业，确保采购入库和退货及时、准确，实现了对采购全过程的有效控制；与应付管理一起使用，可随时了解采购业务的付款和应付款情况；与库存管理一起使用，可实时跟踪供应商的报价信息，掌握采购的入库状况，大大降低库存成本和采购成本；与存货核算一起使用，可为财务部门提供采购成本核算。

　　支持多币种采购，混合支付。

　　由采购单可直接生成采购入库单，简化库存人员的作业。

　　可按采购单或采购入库单开具发票，简化开票作业。

　　采购信息可平滑转入帐务系统，减轻帐务人员的重复性工作，确保数据的一致性。

　　提供多角度的数据查询、汇总功能，使管理人员动态掌握采购的最新状况。

　　销售管理

　　销售管理模块提供了销售订单管理、销售出货管理和销售退货管理等业务处理。通过销售订单管理，动态掌握销售订单的执行情况；由销售订单直接生成销售出货单，出货时采用了信用额度控制和先进先出的出货方式，降低销售发货损失；能够处理任何阶段的销售打折或降价处理，确保应收款数据的准确性；与应收管理一起使用，可提供销售帐龄分析，实时统计销售应收款回笼情况；与库存管理一起使用，可掌握销售出库状况；与存货核算一起使用，可为财务部门提供销售成本。

　　支持多币别业务处理，可进行多币种销售、混合收款。

　　支持任何销售阶段的变价处理，确保应收款数据的准确性。您可以在销售订单签订后，到出货前或出货后的任意时间段内进行打折、降价等变价处理，而货物的出货价与售价始终保持一致。

　　严格的订单版本控制，可以跟踪订单的每一次修改。

　　启用批次跟踪功能，系统默认按先进先出法自动进行出货分配，减少管理人员的工作量。

　　采用信用额度控制和先进先出的出货方式，可以避免发货损失和减少坏帐。

　　销售信息可平滑转入帐务系统，减轻帐务人员的重复性工作，确保资料的一致性。

　　通过分析产品销售的历史资料，快速掌握销售趋势，提高企业的市场应变能力。为不同管理层用户提供了多角度的销售分析报表和数据查询，使管理人员动态掌握销售的最新状况。

　　库存管理

　　库存管理模块按分类、分级的模式对仓库进行全面的管理和监控，缩短了库存信息流转时间，使企业的物料管理层次分明、井然有序，为采购、销售和生产提供依据；智能化的预警功能可自动提示存货的短缺、超储等异常状况；系统还可进行材料库存ABC分类汇总，减少资金积压，完善的库存管理功能，可对企业的存货进行全面控制和管理，降低库存成本，增强企业的市场竞争力。

　　能对企业内的各类货物进行分类管理，并提供库存预警。

　　可由采购入库单和销售出库单自动生成入/出库单，简化库存人员的作业。

　　自定义库存管理模式（自定义库存管理模式有：是否启用仓位管理，是否启用批次管理等。另外，您还可以根据需要自定义出入库类别。）使企业管理者可以随时监测到每一批商品物料的来源和当前所在仓库及仓位，使存货的收、发、存状况了如指掌。

　　可按仓库、物料进行盘点，自动汇总盘点数据，及时生成盘赢亏调整单。

　　灵活的有效期控制策略，减少存货损失。

　　应收管理

　　应收管理模块提供了销售发票管理、收款管理和结算管理等业务处理。该模块对销售业务中经常发生的各类红/蓝字普通发票（或增值税发票）、预收款单、收款单、退款单等单据进行有效地处理，并提供了发票核对、核销和核销查询等功能。

　　由销售单或销售出/退货单生成各类发票或收款单，既简化了开票手续，又确保了销售单据之间的数据统一。

　　提供了预收冲应收、收款冲应收、应收冲应付等结算方式。

　　支持手工核销或自动核销。

　　在核销查询时，除了可以查询已经核销的资料外，还可以直接调用核销窗口进行反核销，并将核销查询的结果直接生成核销查询报表。

　　实时统计产品销售应收帐款回笼情况，提供销售帐龄分析，为企业制定切实可行的销售计划提供依据。

　　可以进行销售订单应收帐款查询、订单开票信息查询、出货单开票状况查询、销售收入明细查询、销售帐龄分析、销售未核对发票汇总查询等。

　　应付管理

　　应付管理模块提供了采购发票管理、付款管理和结算管理等业务处理。该模块对采购业务中经常发生的各类红/蓝字普通发票（或增值税发票）、预付款单、付款单、退款单等单据进行有效地处理，并提供了发票核对、费用分摊、核销和核销查询等功能。

　　由采购单或采购入/出库单生成各类发票或付款单，既简化了开票手续，又确保了采购单据之间的数据统一。

　　提供了预付冲应付、付款冲应付、应付冲应收等结算方式。

　　支持手工核销或自动核销。

　　具有核销查询和反核销功能，并及时生成核销查询报表。

　　可以进行应付帐款汇总及明细查询、采购未核对发票和采购帐龄分析汇总查询。

　　根据采购状况随时统计已采购商品的应付帐款情况，提供采购帐龄分析。

　　存货核算

　　存货核算模块用于分析进销存业务中的存货耗用情况，为企业提供成本核算的基础数据；动态掌握存货资金的变动，减少库存资金积压，加速资金周转；支持工商业多种核算方法；与采购管理或销售管理一起使用，可暂估采购入库或销售出库的成本核算。

　　支持工商业多种计价方式（如：批次认定、全月加权平均和移动加权平均），按公司对仓库进行整体核算。

　　将所输入的单据登记记帐（如：存货明细帐等），确认库存日常出/入库成本。

　　可进行单据批量记帐并生成凭证。

　　提供暂估调整处理。

　　提供收发存汇总和库存ABC分析。

　　综合帐务

　　“奥林岛财务”系统是一套以外资、合资企业为主要服务对象，兼顾国有工商企业需求的会计核算与财务管理的软件。此系统完全符合中国的会计制度和操作习惯，并且能进一步满足各类企业的特殊需求和西方会计的简约理念。

　　“奥林岛财务”系统由两大部分组成，一是综合帐务系统管理工具，二是综合帐务系统本身。整个系统的主要模块有：初始设定、日常业务、期末处理、帐簿查询、出纳管理、往来管理、辅助核算、计划管理、财务报表以及固定资产和人事工资管理，这些模块基本涵盖了目前国内企业对财务软件的要求。相信奥林岛财务软件定会将企业的成本管理、经营业绩管理和往来款项的管理提高到一个全新的水平。

　　针对外资、合资企业的特点，该系统实现了真正的多货币核算功能，不仅可以象普通财务软件一样输出各种外币帐，而且可以使用任何一种外币作为帐表的记帐货币。此外，系统还提供同时、同步的多语种帐表输出功能，极大的方便了外方管理者和投资者。

　　同时，为了满足日益迫切的提高企业管理水平的需求，本系统使用了多维数据分析技术，将会计数据做多角度、多层次的分析。使用这些功能，企业的成本管理、经营业绩管理和往来款项的管理将提高到一个全新的水平。

　　奥林岛进销存系统的主要特点：

　　多币种业务：所有业务实现了多币种交易和不同币种混合支付。在系统的币种维护模块中可以增加、修改和删除货币种类及其汇率，并在每个业务表单上设置相应的币种，实现了多币种交易和不同币种混合支付和收款。

　　多计量单位：对于在业务中出现的同种物料不同计量单位的情况，系统将按照预先设定的基准单位、采购单位、销售单位等及其对应的换算率进行自动换算，减少人为误差。

　　自定义业务流程和报表：个性化业务自定义项目,改变业务控制的先后顺序，使整个系统更贴近实际操作。采用Excel作为统计报表的输出工具，方便用户自定义模块，生成各种统计图表。

　　支持销售变价：可在销售订单签订到出货的任意时间段内进行打折、降价处理，而使其出货价与售价保持一致，确保了应收款数据的准确性。

　　先进的仓位/批次管理、出货方式：启用仓位、批次、有效期跟踪，使存货的收、发、存状况了如指掌；并采用信用额度控制和先进先出的出货方式，可以避免发货损失和减少坏帐。

　　智能化库存预警功能：库存ABC分类管理，智能化的预警功能可自动提示存货的短缺、超储等异常状况。

　　权限控制：登录时选择进入的帐套和操作员身份，并输入口令。用户信息将作为各种权限判断和业务日志记录的依据，确保数据不被伪造和篡改。

　　基于大型数据库：采用Microsoft SQL Server数据平台，具有强大的数据存储、联查和汇总功能。自动维护和备份功能可确保数据安全。为节省投资、小规模用户可以使用免费的数据库引擎MSDE。

　　全面支持电子商务：无须安装任何组件，企业各部门实时查询业务原始数据，用户可直接进行网上询价、报价、订购和查询等操作。

　　可扩展的分销商管理、支持分布式远程应用：开放的系统构架，可以应用于单个企业的业务管理，又可方便地基于WEB与其他企业组成互相沟通的业务网络，构成供应商-企业-分销商-客户的全方位供应链管理系统。

　　财务系统衔接：独立于财务系统，基于进销存，与奥林岛财务无缝连接,业务数据可以平滑转入其他财务系统。　　

　　一、背景情况

　　该企业是一家知名的跨国公司（根据客户信息保密要求，客户名称用匿名），在全球范围内其品牌知名度、市场占有率和客户满意度远远行业内其他竞争者。其产品种类多达上百种，具体的销售则是委托给属下数百家分销商来进行，由分销商直接将产品销售给最终客户。由于各个分销商的水平参差不齐，而且电脑的普及率很低，80％的分销商都没有E-MAIL地址，也从不上网，INTERNET对于分销商的管理几乎没有任何作用。他们大多数的操作都是通过手工操作，传真的方式来进行的。所以每天的信息处理量非常之大，其中难免存在着误差。随着业务的不断深入，渠道管理流程中的矛盾也时有不断。从最初的产品管理、订单管理到销售管理等诸多环节都存在着这样、那样的不足。所以他们采用了GrapeCity的ERP Lite，并希望借此系统改变公司当前的状况。

　　公司在中国经营中面临的主要业务问题：

　　首先，在产品管理环节中，企业无法及时有效地跟踪。虽然产品在企业出货时已有批号和有效期，但到了分销商环节，就无法继续跟踪批号。因而，当产品出现了严重的质量问题，便无法及时完全地招回。由于分销商没有实行严格的批次有效期的管理，产品的过期率和退货率居高不下，直接影响了企业的产品形象和分销商的收益。同时，企业每年都会增加近百种新产品，一般每家分销商都会同时经销300种以上的产品，最多的可达1000多种。分销商管理水平落后，应收帐款、超龄库存增多，至使分销商资金周转出现困难，直接影响到了对企业的付款。

　　其次，在销售管理环节中，企业无法有效地管理分销商的销售活动信息。原先为了保证售后服务的质量，限定了每个分销商的销售区域，所以跨区域销售是严格禁止的。但是某些分销商往往会逾越区域的限制，造成分销商之间互相压价竞争，扰乱了市场秩序。然而对此，企业都无法采取积极的措施来控制分销商跨区域的销售行为。

　　另一方面，由于企业原先采用的统计工具仅限于全国省、市、县级用户，县级以下的用户不计算其内。随着销售范围的不断扩大，县级以下的销售量飞快增长。但是分销商都有意隐瞒这部分销量，直接加在省、市级用户的销售额中，以显示超额完成指标，多得返点，使企业始终不能得到准确的市场、销售反馈信息。同时，所有销售人员的销售提成数据都由分销商通过手工方式上报给企业，数据的正确性不高，至使企业遭受了一定的损失。

　　同时，在订单管理环节中，每天来自全国各产品线的订货量非常大，需要企业客户服务部的职员手工输入到内部的管理系统中。其中人力资源的浪费和人为的失误不言而喻，效率低下、错误率高、订货步骤冗长，对此，分销商的投诉很多。

　　然而，对于企业自身而言，沟通的不通畅，也为其带来的诸多的不便。由于手工报表的限制，企业只要求每个分销商每月上报一次销售报表和库存报表。但是沟通存在着严重滞后，企业根本无法对分销商的缺货情况做出及时的响应，也不可能准确地要求分销商预留安全库存。其结果严重影响了最终用户的满意率。同时，由于分销商手工上报的数据准确性低、不及时，很难为企业提供所需要的市场分析数据，有时会影响到企业生产、采购、储运部门的正确决策。

　　二、业务实施的过程

　　整个实施项目于2001年9月正式启动，为了保证实施的成功，企业选择了具有代表性的几家分销商开始入手。

　　规范分销商的运作

　　整个实施的基础工作从理顺数据基础入手。数据是生产的生命也是企业的生命。基准信息代码化、基本业务规范化、基础资料电子化是企业生产走向现代化管理的重要步骤。统一的物料编码，完善的合同登记与维护，完善的客户、供应商、物料、产品档案，对于每个企业来说都是无价的资产。所以，在GrapeCity的工程师的指导之下，用户依据业务需要将系统所需的库存数据、批号有效期等诸类信息一一收集。之后，针对企业现有的症状，GrapeCity的顾问逐步采用了适用的策略一一对症下药：

　　对于产品管理中的薄弱环节，顾问启用了ERP Lite中的仓位、批次、有效期限跟踪管理，严格地控制从产品出库直至最终用户中的每一个环节。让管理者可以随时监测每一批商品物料的来源和当前所在仓库及库位，并对存货的收、发、存状况了如指掌，产品回招中所遇到的问题也顺应解决了。同时，采用了信用额度控制和先进先出的出货方式，有效地避免了发货损失、坏帐和存货过期现象。科学化的管理一目了然。

　　同样的，信用额度控制和先进先出的出货方式也采用到了销售管理中，以降低销售发货中的损失。结合了销售订单管理、销售出货管理和销售退货管理等业务处理，企业可以动态掌握分销商销售订单的执行情况。与此同时，为了减少于销售相关部门的劳动强度，实施顾问采用了销售管理与其他管理模块一并使用的策略，有效地提高部门间的协作效率：与应收管理一起使用，及时提供销售帐龄分析，实时统计销售应收款的回笼情况；与库存管理一起使用，让财务部门掌握销售出库状况；与存货核算管理一起使用，可为财务部门提供销售成本核算。

　　当然信息化系统另一直接的益处便是减轻了大量的输入工作。不仅订单信息、库存信息，甚至是采购信息、销售信息都可以平滑地转入财务系统，从而减轻财务人员的重复性工作，确保资料的一致性。

　　同样，ERP Lite系统的实施不断地改善了企业和分销商之间良好的沟通渠道。之前，按照传统的订单流程，分销商无论是采用手工传真还是采用小型机的方式，每天都会将大量的订单信息传递到企业，而后需要有专门的人工将这些信息输入到内部的ERP管理系统中。由于企业内部使用的是Oracle的数据库，而ERP Lite采用了Microsoft SQL Sever的数据平台，为此，GrapeCity为其定制开发了专业的数据接口。每次分销商通过Internet将订货信息提交给企业，数据接口便可自动将这些信息读取到企业内部的ERP系统中，客户服务部只需要确认和同意订货单既可，然后由订货中心统一确认、发货。

　　不仅如此，企业每天都可以通过ERP Lite系统，收到来自分销商的销售报表和库存报表，利用自身的管理系统，从中抽取真实的销售数据，直接将这些数据作为销售员计算提成的基数。这些丰富详实的第一手资料，更增强了企业对于分销商管理的主动性。通过分析这些产品销售的历史资料，以及多角度的销售分析报表和数据查询功能，可从中快速地掌握销售趋势，提高企业的市场应变能力。

　　三、效果与反馈

　　截止到2002年上半年，已有二十多家分销商顺利运行上线。有了前期的经验，GrapeCity对于每位用户的实施周期已缩短至一个月。随着分销链的不断完善，企业越来越感受到通畅的销售渠道所带来的益处，无论是降低库存、提升销售效率这些直观的方面发生了显著的改观，更为其销售决策提供了切实的辅助和参考。

　　四、其他具体描述

　　系统的实施意味着，每一位的分销商都需要摆脱原先手工运作的模式。然而，分销商中的电脑普及率很低，80％的分销商都没有E-MAIL地址，也从不上网，INTERNET对于分销商的管理几乎没有任何作用。所以，针对这样的分销商不仅要帮助他们建立基础的硬件基础，更需要从思想上端正企业的实施思想。顾问们从实施的起步阶段便运用丰富的示例引导用户，让他们深切地体会到进销存系统的使用并不是束搏，而是给予他们更科学、更具效率的工作方式。