济南钢铁集团办公自动化系统应用案例

  　背景概述

    济南钢铁集团总公司（简称济钢）始建于1958年，位于山东省济南市。现有资产总额101亿元，在职职工3.7万人，专业技术人员7300人。改革开放以来，济钢发展步伐不断加快，1991年年产钢100万吨，1996年超过了200万吨，2000年超过了300万吨，现已形成了集工业、贸易、科研、开发、服务于一体，跨地区、跨行业、跨国家，一业为主，多种经营，在国内外具有较强竞争实力的特大型钢铁联合企业。

　　济钢总公司对信息化非常重视，计划投资近亿元进行软硬件的建设，其中一期投资4000万元，办公自动化系统是其中的第一个应用系统。办公自动化系统的应用与济钢的股票上市并列为济钢2003年两件大事之一。

　　办公自动化系统为济钢总公司数千用户提供服务，解决企业下列问题：

　　集团化的办公可控制性，集团对于下属公司的运转情况不能及时的获悉。

　　管理工作中公文和会议繁多、请示汇报程序复杂。

　　办公成本费用较高，但工作效率不明显。

　　内部办公受距离的限制，无法随时了解内部的动态。

　　内部员工之间的信息交流不方便，领导决策难以集思广益。

　　在济钢自动化部及其集成商对多家办公自动化系统产品供应商进行了严格的评估和筛选后，2002年7月，选择北京慧点科技开发有限公司开发“济钢办公自动化系统”。

　　应用方案

    济钢办公自动化系统主要由工作邮件、个人事务、办公业务、公文管理、部门办公、公共信息、部门动态、经营信息、系统管理几部分组成。各模块功能简介如下：

　　工作邮件：邮件系统是办公自动化的核心，所有的公文流转系统、公告系统、讨论系统都是在Domino邮件系统的基础上实现的。在济钢办公自动化系统中，邮件采用了Web邮件与一般POP3邮件相结合的方式可以根据用户自己的习惯进行选择。

　　个人事务：系统提供了完善的个人事务管理能力，包含个人日程、日志、文档、通讯录、名片夹等各方面，不但很大程度上方便了多人交互的任务协作，也保证了单位整体的人员情况、工作内容的管理。

　　办公业务：济钢办工业务涉及会议、工作安排、车辆、接待、办公室、信访、资料、短信等诸多业务的管理，系统充分利用网络省时、省力、灵活的特性，实现了对各类业务的有效管理。

　　公文管理：公文审批过程完全电子化，拟稿人和签报人不管是在何处，都可在网上随时查阅、审批与自己相关的公文。仅仅请示报告一项两个月时间内通过办公自动化系统已经累计审批约1500份，济钢李总在十六大开会期间也可以远程办公进行审批工作，深受与会代表好评。

　　部门事务：济钢办公系统部门事务管理实现了工作计划、项目信息、资产管理、设备调拨几项功能。

　　公共信息：系统提供了公司公告栏、职工讨论区、以及大事记、电话簿、公司动态等信息发布和共享类模块。

　　部门动态：提供了各部门信息发布的场所，由部门动态、公告、制度、厂务公开、贯标管理几部分构成。

　　经营信息：由企业经营信息和经营信息库构成，为企业领导实时查询关系数据库中的经营信息并做出决策，提供了良好的支持和保障。

　　系统管理：系统管理是济钢办公系统比较有特色的部分，可以说达到了B/S结构办公系统的极限，即全部系统配置与人员管理全部通过浏览器来进行，系统管理员或其他有相应管理权限的人员，只要通过浏览器连接服务器，就可以进行系统中的一切配置工作，不但使系统的维护更加便利，也使人员的培训更加简单。

　　应用现状

    在北京慧点科技开发有限公司、济钢自动化部及其集成商三方的配合下，经过调研、设计、开发、测试，以及在2002年11月－2003年1月对2000多用户的培训，该系统于2003年2月在济钢总公司试用、4月份正式运行，至今系统运行良好，得到了用户方的好评。目前，济钢集团总公司对推行企业信息化工作非常重视，强调工作落到实处，要求全公司科级以上员工必须经过该系统使用考试合格，持证上岗。这也充分体现了信息化发展给传统企业带来的巨大冲击和推进，以及部分思路领先的传统企业对新时期新工作模式的深刻领悟。