拨开IT运营预算的迷雾

　　企业：降低IT运营成本是关键

　　对于利润驱动型的企业来说，系统运营维护中最难的不是硬件设备每年该折旧多少、软件系统每年的运营维护费占建设费的多大比例，而是如何降低IT运营成本。

　　虽然是否把软件投入列入“资产”，对政府机构的IT系统运营维护有较大影响，但对企业的IT运营维护影响并不大，毕竟企业信息化属于利润驱动型。企业老板们自然会根据本公司的实际情况，绕开这一盲区，并直奔自己最为关心的主题——如何降低系统运营维护费？如何充分利用IT资源？

　　当前，在降低IT系统运营维护费方面，比较具有可操作性的有四个“法宝”：标准化、合并IT基础设施、IT运营维护外包和IT成本精细化分摊。

　　首先是标准化。微软公司副总裁兼CIO Rick Devenuti说：“要降低IT成本必须确保系统的标准化，标准化可以减少系统的复杂性，而且有利于培训”。微软制定了一系列内部IT标准，包括网络标准、服务器标准、O/S标准以及SQL配置标准等，通过这些标准IT人员形成了共识，如果不明白这些标准就很难把数据输入进去。 

　　光明乳业的ERP系统既不算固定资产，也不能算无形资产，他们没有找到财务制度的依据，最后只能作为管理费用处理。

　　其次是合并IT基础设施。过去微软公司在全球有22个数据中心，现在全球只有7个数据中心，通过把服务器整合在一起大大降低了IT运营成本。Rick说:“在过去的一年中，微软全球基础结构服务器的数量减少了27%，撤消了193台域控制器，目前在微软总部只有两台打印服务器支持1300个队列，从而大大降低了系统运营维护成本，也降低了人力成本。”

　　再次是把IT运营维护外包。宝钢股份公司是国内最早实行IT系统运营维护外包的企业之一。宝钢股份公司的IT项目由业务创新部立项后以合同形式外包给宝信软件公司开发，开发验收完毕后再由设备部以合同形式外包给宝信软件运营维护。宝信软件按照国际通行的报价体系给宝钢公司提供7×24、5×8等服务选择，每种时间选择下面又分为技术人员现场服务、远程服务等，服务不同价格也不同。报价是在系统建设费的基础上根据运营维护服务工作量的大小乘以一个系数，一般在系统建设费的10%～20%之间。宝钢股份按照系统不能正常工作的时间考核宝信软件，针对不同系统宝信软件每年年底给宝钢股份提交一份年度运营维护报告。对于需要更新的设备，宝信软件在年度运营维护报告中提出更新建议，并提出更新理由，如设备老化、运营负荷过高等。

　　最后是IT成本精细化分摊。在企业信息化早期阶段，往往各部门都不愿意上信息系统，一旦认识到IT的价值后，各部门又蜂拥而上，造成企业IT资源的极大浪费。为了充分利用IT资源，光明乳业、联想集团等实行IT成本精细化管理，把IT成本分摊到各部门。光明乳业信息部每年都根据各事业部的营业额提取一定比例的“税金”，用于IT基础设施建设、运营维护ERP系统、网络系统等。如果某个事业部要上马本部门使用的信息系统，系统建设、实施费用就从该部门本年度的管理费中列支;如果需要增加新的硬件设备，硬件设备的成本也列入该部门经营成本；项目由信息部负责建设、运营维护部门负责日常运营维护，运营维护费亦进入该部门的管理成本。与此同时，软件系统的版权费正在成为系统运营维护的重大负担。

　　赵春雨说，随着信息化建设的深入，软件系统的版权费正在成为IT运营维护的重大负担，最终甚至可能被外国的专利卡住国内企业信息化的脖子。赵春雨提醒国内企业，在信息化建设中一定要加强版权管理，在与IT企业的合作中以合同形式明确软件版权的归属。

　　专家点评

　　近年来，IT技术蓬勃发展，软件越来越多地渗透到企业的运营和管理中，成为提高生产效率和运营管理效率的重要工具。由于会计是反映和管理企业所用经济活动的惟一手段，企业的软件支出也不例外。但是，软件投资和相关支出如何在会计上体现和控制，却是目前很多企业碰到的比较困惑的问题。问题主要表现在三个方面：

　　1.软件购买的支出如何进行会计处理，我国的会计准则对此没有明确规定，企业的实际处理取决于自身判断，现实中多放在无形资产和长期待摊费用。

　　2.软件投资如何在使用期内进行摊消，我国的会计准则同样没有明确规定，企业的实际处理依赖于企业对软件购买支出的处理。

　　3.软件维护费用如何进行预算控制，鉴于软件的运行维护指出受多方面因素的影响，如需求变化、软件成熟度、升级情况等，软件运行维护支出难以准确预算，有效控制。

　　政府部门和事业单位碰到的情况也类似，其软件投资的会计处理同样无章可依，运行支出同样无从进行预算控制。(北京诺亚舟企业顾问有限公司总经理 韩向东)

　　链 接

　　IT运营管理直击财会制度两大盲区

　　传统的财会制度在日新月异的信息技术面前，显然有些力不从心。在IT系统的运营维护方面，财会制度暴露出两大盲区。

　　盲区一: 软件系统在现行会计准则中成了“黑户口”，既不能列入固定资产，也不能作为无形资产，当然也就无法照章办事，没有正大光明的运营维护费的拨款渠道。

　　张军是沂蒙山区某山楂饼厂的信息主管，最近企业投入100多万元上马了一套ERP系统，但在财务上却遇到了一点儿小麻烦。ERP的购买实施费用既不能列入固定资产，也不能列入无形资产，按照现行会计准则只能进入长期待摊费用，这让张军有点儿想不通。

　　按照现行会计准则，硬件设备可以列入固定资产，但最快折旧速度是5年; 软件系统以及沉淀在软件内的数据既不能列入固定资产，也不能列入无形资产，只能列入长期待摊费用。现行会计准则对无形资产的界定是，“无形资产分为可辨认无形资产和不可辨认无形资产: 可辨认无形资产包括专利权、非专利技术、商标权、著作权、土地使用权、特许权等；不可辨认无形资产是指商誉”。而类似ERP之类的软件系统，显然不属于其中的任何一种。

　　以前，不论购买软件系统还是软硬件的运营维护，政府机构悉数列入管理费的范畴，因为当时IT投入不多，影响并不大；但2002年颁布《关于电子政务建设指导意见》(国务院17号文件)后，IT项目尤其“十二金”工程建设纳入土建项目审批渠道，是否把IT投入列入“资产”的矛盾变得日渐尖锐。一方面，随着信息化投入越来越大，IT系统成为政府部门的重要资产，每年所需的运营维护费也越来越大; 另一方面，按照现行会计准则，硬件系统作为固定资产的最快折旧期是5年，根本满足不了IT技术快速进步的要求。软件系统既不能列入固定资产，也不能列入无形资产，造成政府运营维护费的拨款无任何依据，一些财政部门尽管承认有这笔费用发生，却不知道该拨多少运营维护费。

　　盲区二：按照现行财务制度，不仅软件介于固定资产和无形资产之间，而且沉淀在软件中的数据、信息、知识、制度乃至企业文化等，都没有在企业资产中予以体现，这凸现了现行会计准则的又一个盲区。

　　光明乳业信息部总监赵春雨起初建议把ERP列入无形资产，但财务部不同意。后来，赵春雨咨询审计事务所，折腾了很久也没有找到财务制度依据，最后只能作为管理费用处理。赵春雨说：“ERP是企业日常运营管理的基本工具，将来企业的各种规章制度、生产经验、客户资源等都将沉淀在ERP系统中成为企业的知识资产，作为承载这些知识资产的工具，却不能列入企业资产，确实有点儿不合适。按照现行财务制度，软件介于固定资产和无形资产之间，这凸现了现行会计准则的一个盲区。”

　　对于企业来说，系统运营维护中最难的不是硬件设备每年该折旧多少、软件系统每年的运营维护费占建设费的多大比例，而是沉淀在软件系统中的知识如何管理。

　　将来企业的所有制度、流程、经验等都沉淀在软件中，并以企业文化的形式表现出来。员工可以换，但知识不能换，企业能否成为百年老店的关键因素之一是管理好沉淀在软件内的知识。