荣昌制药采用百度企业竞争情报系统侧记

　　根据国家医药管理局相关部门的统计数据显示，2002年，中国OTC的销售额已经达到240亿元左右，预期市场在未来几年内仍会以平均每年30%以上的速度增长。中国OTC巨大的市场引起了几乎所有跨国制药集团的关注，迄今为止，世界最大的25家医药跨国公司已有20家落户中国，最大的10家OTC公司排行榜中，强生、惠氏、拜耳等国际巨头均大举进攻中国。现在被称为国际医药界"制药行业掌门"的德国默克也来到了中国。这种国内外各大医药企业逐鹿中国的态势使得OTC市场竞争只能越来越白热化。对于医药企业来说，在日趋激烈的高风险和高竞争的环境中，如何能准确把握市场竞争脉动，对竞争对手的一举一动紧密监测，并从广泛的渠道及时获取全面的信息情报，帮助企业决策者据之采取快速有效的行动，将直接影响到企业能否持续不断的提高和巩固核心竞争力，以适应不断变化的市场竞争形式，从而确保企业富有活力健康的成长。对于国内的众多医药企业来说，这是一个关系到未来发展的重大问题。

　　荣昌制药有限公司

　　烟台荣昌制药有限公司成立于1993年3月18日，注册资金5000万，总资产1.96亿。自创立之初，荣昌公司就显示出了旺盛的生命力和强劲的发展势头，在中国医药界创造了"荣昌奇迹"，先后被授予"山东省优秀民营科技企业"、"山东省高新技术企业"、"山东省地方工交系统利润大户"、"山东省认定企业技术中心"等荣誉称号。自成立以来，荣昌公司将"建立学习型企业"作为发展战略之一，以"做中国最好的制药公司"为共同愿景，勤勉执业，致力于中药现代化的开发与应用。

　　荣昌公司组织机构设置具有扁平化、专业化、透明化、网络化等特点，设有信息中心、制造中心、营销中心、研究院等10余个事业部，并在全国拥有25个办事处。企业共设分为4级管理架构，它们之间互依互动，形成高效、简洁、有序的强大组织力量，确保公司战略目标的实施。

　　2003年在欢庆成立10周年之际，荣昌制药也意识到企业正在面临着前所未有的挑战和机遇。因为医药行业是按国际标准划分的15类国际化产业之一，被称为"永不衰落的朝阳产业"，是个高增长、高投入、高产出、高科技、高竞争、高风险的产业。在这六个高中，高竞争和高风险更是包括荣昌制药在内的我国所有医药企业所面临的最大的挑战。

　　荣昌制药信息化现状

　　荣昌制药具备非常好的信息化基础，企业领导对此也一贯非常重视。在组织结构中组建了由副总裁直辖的信息中心，并在内部建立了完善的计算机网络，计算机应用几乎遍布了企业的各个角落。企业内网建设了OA系统，作为内部信息共享平台，并依靠此平台为企业决策层定期提供"经理必读"等信息简报服务。2003年5月，荣昌制药实施了ERP系统，主要用于物流、生产、分销、人事等职能部门，以此来规范企业的生产管理。

　　对于荣昌制药来说，自建立之初就致力于建立学习型组织，希望能达到人人分享信息、人人享用信息。大家从信息分享和学习中各去其所，推动企业的发展。因此，荣昌制药在信息传递的制度和体制上经过多年的发展和建设已经比较成熟和成体系。但信息的特殊属性使得荣昌在缺乏良好的信息情报平台工具的情况下，在信息的高效传递和反馈上仍有一定问题，如信息资源分散，信息量少，共享不方便，内部沟通不顺畅等。这些问题使得对企业极具价值的决策相关信息无法有力的对决策形成支持。毕竟人是不完全可靠的，人的职位、工作性质、个人素质、情绪状态等都决定了他在信息传递中起到作用的大小，而这些是难以控制和把握的。特别在日益激烈的市场竞争中，医药行业在新产品开发上的高风险性决定了荣昌制药在每做任何一个决策的时候都要十分谨慎，每一个决策都必须足够正确，否则巨大的制药投入将可能一去无回。

　　所以，荣昌制药决定采用更加信息化和专业化的信息情报工具来协助荣昌建立学习型组织，提高信息情报传递反馈的效率和信息情报质量，以及员工的学习能力，增强员工业绩。使企业整体能够紧密的掌握医药行业的发展脉动，进一步加强企业自身的竞争力和反应能力，使企业决策更加准确及时。

　　企业竞争情报系统选型

　　2002年末开始，荣昌制药信息中心开展了深入的调研工作，从各种渠道了解目前国内竞争情报系统软件的发展情况。2003年的夏天，信息中心的关主任及其主要技术负责人开始逐一走访包括百度公司在内的3家竞争情报系统提供商。充分听取了各家企业的产品介绍后，他们认为这三家软件企业的竞争情报系统，从功能上各有所长，但从整体功能上，百度的竞争情报系统，除了优秀的采集检索功能外，其架构设计和各项功能等都非常满足荣昌制药的实际需求，并且系统具有良好的扩充能力。因此他们将百度的系统软件最为重点考察对象。

　　出于对企业负责的态度，关主任一行又到北京和青岛两个实际使用百度企业竞争情报系统的企业进行了独立走访，了解两家使用百度竞争情报系统的企业的系统应用情况，听取他们对百度产品的评价。最终经过一系列的调研选型，在比较了产品功能性能、公司实力等各方面因素后，荣昌制药最终决定选用百度公司的专业企业竞争情报系统--百度eCIS，作为荣昌企业竞争情报和信息学习平台。

　　荣昌eCIS系统的实施

　　1.系统建设过程

　　荣昌eCIS的建设周期大致可以分为三个阶段，即：数据准备阶段、系统初始化和培训阶段、系统试运行阶段。

　　数据准备包括系统分类体系和信息源规划，这些是将来系统运行的关键性基础。荣昌制药信息中心协同内部相关业务部门在前期开展了大量细致的整理工作，并形成规范格式的文档。同时百度方面在竞争情报系统的实施工作中已经积累的大量的经验，双方就数据规划内容多次进行讨论，双方从业务专业性和系统的技术特点出发，充分论证了这些内容的合理性，在多次交换意见后，对数据准备的内容进行了数次调整，最终双方确定了数据准备内容。这就为后面的顺利实施奠定了坚实的基础。

　　在进行具体的系统实施初始化阶段，荣昌制药和百度方面都事先组建了各自的项目实施小组，业务和技术人员合理搭配，同时双方就实施的整体规划和进度安排进行了有效沟通。特别是荣昌制药方面，实施小组由信息中心关主任直接牵头，同时安排了专职的系统操作和技术维护人员，积极配合百度方面的工作。另外，百度方面也在实施项目小组中配置了经验丰富的技术人员配合荣昌方面的工作。同时，根据荣昌制药的竞争情报系统最终用户的整体情况，百度方面组织了细致的培训工作，内容涵盖了竞争情报理念和按照不同的系统角色组织的企业各个业务部门的培训，使荣昌制药的各级人员不但熟悉了系统的各项操作功能，而且对企业竞争情报的理解有了更加深刻的认识。

　　在进入到系统试运行阶段，为了能在正式系统运行时稳固系统的运行效果，双方的项目实施小组征询了企业各方面意见，对系统的关键数据配置进行了深入细致的调整，最终使系统的整体效果得到了进一步加强。

　　2. 系统建设内容

　　◆ 企业竞争情报系统平台　　

　　荣昌制药的企业竞争情报系统平台基于荣昌企业网络，集信息情报的计划、采集、整理、分析、发布、服务、信息共享等功能为一体。系统帮助荣昌制药的情报人员实时从企业关注的诸多网站抓取情报信息，并按照事先设定的情报分类体系进行分类存储。同时情报工作人员还能够将企业从各个渠道获取的敏感信息以各种灵活的方式整合到系统平台，并且通过系统的自动分类、索引、提取等一系列自动功能，和各级专兼职的情报工作人员的深入加工分析，最终向企业内部的各级用户提供每日情报、定期简报、专项课题研究等各种形式的情报服务项目。情报服务依托于荣昌制药成熟的互联网和局域网网络平台，不但能够方便的为企业内部用户提供多种多样的情报服务，同时还能在专业的安全保障机制下，为企业的外地办事处员工和出差在外的移动用户及时的提供服务，使他们能与企业内部用户消费的情报产品同步。

　　企业竞争情报系统平台为荣昌制药提供了一个统一的方便的情报管理平台，该平台极大的提高了荣昌制药信息交流的深度和效率，信息统一存储管理，安全控制机制完备，方便了企业收集内外部情报并进行信息共享，有助于形成荣昌制药统一的情报管理平台，为荣昌制药充分发挥了情报的整合效应。

　　◆ 企业竞争情报组织网络

　　与所有的企业管理系统一样，竞争情报系统并不能完全替代企业自身的情报组织、情报渠道、管理流程、以及人工智能分析，这些都是相辅相成、相互依托的情报系统运行基础。荣昌制药在建立企业竞争情报系统的过程中，除了建立企业竞争情报系统平台外，同时也非常重视情报组织和流程制度方面的建设，这也恰恰符合竞争情报学术界所提出的"系统平台"、"情报组织"、"流程制度"并重、注重同步建设的系统建设理念。

　　在建立正式的系统平台以前，荣昌制药就已经开展了大规模的情报信息的收集和定期报告工作，整体情报工作的涉及面很广，并且依靠原有的企业组织结构，形成了一定的竞争情报组织基础。但由于缺乏一个专业系统平台，同时情报工作过多依靠人工进行，所以荣昌制药传统的情报工作和情报组织具有以下特点和不足：

　　◇ 大多数部门虽然未配备专兼职人员，但开展了相应的情报工作，可以为决策层提供一定的决策支持；
　　◇ 信息中心主要为整个情报体系提供网络技术支持，并准备开展非专业信息情报的分析服务；
　　◇ 企业没有建立对竞争情报有效、正规的组织体系和整体化管理，各部门情报信息人员不明确或变动性大，人员组织流程上缺少统一规划和协同；
　　◇ 因为缺乏专业的系统工作平台，各部门开展的情报工作相对较独立，专业程度低；
　　◇ 缺少专门针对情报工作的规章制度和规范专兼职情报人员工作的职责和岗位职责；　　

　　因此荣昌制药对目前的企业组织结构进行了充分的分析，并且根据竞争情报工作的主要特点和需要，对企业竞争情报的组织结构进行了重新定义和规划，并构建了集中式亲竞争情报组织网络。

　　集中式组织网络的核心基础是业已建立的信息中心，除信息中心的原有职能外，情报中心还整合了分布在各个部门的专兼职情报人员。在情报工作职责上，各级情报人员由情报中心统一管理和协调，但情报人员的组织关系和业务岗位职责仍隶属于原有组织结构，只是在情报工作方面，其岗位职责和向上汇报的同时要对情报中心负责。

　　荣昌制药建立了明确的情报中心和相应的工作职责，同时，各部门也重新明确了情报工作职责。在需要并有条件的业务部门设置专兼职情报工作人员，明确人员安排并保证工作的合理分工，保证专兼职人员用在情报方面的工作时间和精力，特别是作为刚刚运行的系统，更需要日常的收集积累，不能需要时着急而平时又不重视。在没有条件设置专兼职情报人员、或现有人员无法承担情报工作的部门，其部门需要的情报由情报中心提供服务。总之，既然已经上了竞争情报系统，其工作就应该有人切实承担起来。　

　　◆竞争情报流程制度

　　情报流程与制度建设的目标是：根据情报组织架构，制订情报工作相关流程，规定，保证情报组织职责清晰，情报工作流程合理，有制度可以依据，保证企业的情报工作的高效运转，保证信息在限制范围内高效流转。

　　荣昌制药在竞争情报系统建设和情报组织建设的基础上，也制定了专门围绕情报工作的一系列工作制度，从而规范各级情报人员的工作职责、岗位职责定义、工作规范、工作流程，以及保障整个情报体系的运作流程和协同关系顺畅。这些文档将为信息情报的顺利流转、情报保密、激励情报人员、明确分工等方面起到关键作用。这些流程制度文档包括：

　　◇ 《情报工作流程说明》
　　◇ 《情报工作人员守则》
　　◇ 《情报工作人员业绩考核标准》
　　◇ 《情报工作人员年终奖励制度》
　　◇ 《情报保密规定》……

　　3.运行效果与评估

　　2003年9月，荣昌制药企业竞争情报系统正式在荣昌集团总部开始了实际应用。现在百度eCIS每天自动收集整理荣昌关注的一百多家医药相关网站的数百条信息，极大丰富了情报信息收集的全面性和广泛性。这些信息经过百度eCIS自动分类去重分析等，有效提高了信息情报的质量，避免了以前人工收集时的信息重复。荣昌负责该项目的关主任说："以前我们整天到处去找这些信息，还不一定能找全，找的让大家满意。而且就算找到了，分发给大家也不知道大家到底看了没看，有什么反馈。现在好了，这些信息主动送上门来，还比以前更加全面丰富。而且通过百度eCIS系统能够清楚的看到那些信息被多少人看过，大家对这些信息情报的反馈是什么。大家有什么情报信息方面的需求也可以通过这个系统直接告诉我们，这样我们在收集信息和制作信息情报产品的时候心里就更有底儿了！"百度eCIS在荣昌制药的成功应用不仅为荣昌建立起了高效规范的企业竞争情报系统，也为荣昌人一直以来的秉行的学习型组织搭建了更加方便易用的知识学习平台。"现在大家都能上来看自己需要的各方面的信息，像技术的、市场的等等，大家都在这个平台上各取所需，我们的工作也就更轻松了。更好的是，大家还能把自己掌握的各种信息情报直接上载到这个系统中，这对于我们学习型组织的发展和完善就更方便了。"关主任说。

　　目前百度eCIS已经在荣昌制药运行了4个多月，收集到有价值的情报已达数千条。为荣昌制药的各级决策人员提供了充分和坚实的情报基础，有效提高了决策质量。更为荣昌建立起优秀的学习型组织提供了强大方便的平台支撑。用关主任开玩笑的话说，百度eCIS的特性就和荣昌的核心产品特性一样：方便、有效！

　　据了解，荣昌制药将根据集团总部应用百度eCIS的成功经验，逐步将该系统推向全国各地分支机构，形成荣昌全国范围内的情报平台和学习平台，创造竞争优势。