国家烟草专卖局希望通过办公自动化这种载体，对机关的文件进行整合，同时实现行业信息的互联互通，使资源共享，带动整个行业的整合。
打开中国加入WTO时承诺的烟草开放时间表：2003年底卷烟特种经营权将放开，2006年底国外烟草公司将可以在中国建立自己的分销渠道。屈指算来，相对有利于中国烟草行业发展的时间已经不多了。随着“特零证”的取消和关税的进一步降低。国内市场将进一步国际化，中国烟草行业将进一步直面国际烟草巨头的竞争与挑战。
2002年开始，国家烟草专卖局提出了全力推动“大市场、大品牌、大企业”的核心战略，将“深化改革、推动重组、走向联合、共同发展”作为全国烟草工作的主要任务以应对竞争。而信息化则成为驱动烟草行业大转折的助推器。
为了配合烟草行业的市场和品牌战略，国家烟草专卖局对信息化制定了总体规划和战略目标，提出了“统一平台、统一数据库、统一网络”的三统一方针，并确定了卷烟生产经营决策管理系统、办公自动化系统、电子商务系统三大信息化重点工程。
基层信息化的三个系统
据国家烟草专卖局烟草经济信息中心副处长耿刚勇介绍说，早期烟草行业信息化是从工业、商业、农业（烟叶）三个方面着手进行建设，在工、商、农分别上了三套不同的ERP系统。这三套基层ERP系统，实现了各个烟厂和销售企业内部流程的优化。
卷烟工业上的突破始于“卷烟工业基础软件”的建设，这套系统分为13个子系统，覆盖了整个卷烟工业的生产制造、库存管理、经营管理等环节。这套系统打通了各个烟厂的生产和管理动脉，摆脱了过去烟厂粗放式管理的弊端。
在商业即营销环节，销售公司采用了“卷烟销售网建”系统，这套系统实现了“电话订货、电子结算、现代物流”的营销目标。销售网络的建立使各地烟草公司由“被动销售模式”转变为“主动营销模式”。
在工业方面，烟叶是整个原材料的基础环节，在管理上有着特殊的要求，利用信息化工具改善烟叶管理模式成了降低成本的惟一出路。在烟叶系统上国家局推广了“烟叶基础软件”。通过这套系统，烟叶管理从烟叶生产、种植、烟叶收购，还有烟叶的复烤，整个过程都进行了电子化控制。这样生产、种植、收购等环节的供求清晰，减少了库存量，降低了原材料的成本。
烟草业和其它行业一样，基层的信息化系统中还有一些不完善的地方，比如，这些系统相对而言是封闭的，开发往往是从服务于一个或几个具体的公司出发，几乎没有考虑整个烟草行业生态链的管理问题等。
办公自动化的“4321”
从2003～2004年开始，中国烟草企业从180余家精简合并至84家。2005年，大规模的合并重组尘埃落定，信息化的建设也面临着扩建、重建。
“从2003年开始，我们就提出了系统集成、资源整合、信息共享三大目标。”国家烟草专卖局文秘档案处李印美处长说。在行业合并重组的大背景下,2004年，国家烟草专卖局牵头推进了三大信息工程—“生产经营决策管理”、“办公自动化管理系统”以及“省内交易系统”，这三大系统被IT业内厂商并称为烟草业变革中的信息化工程。
办公自动化管理系统是在三大系统率中率先实施的系统。李印美介绍了办公自动化系统建设“4321”的工作任务。“4”即公文管理系统、网上审批系统、综合事务管理系统、信息查询四个应用系统；“3”是指基础应用平台、综合门户网站、行业数据中心三个共用平台；“2”即信息和网络安全体系、办公自动化的标准和规范体系二个保障体系；“1”即网络、服务器、操作系统等一个运行支撑环境。
据李印美介绍，“公文管理系统”目前运转良好，获得各分局机关工作人员的认可，实现了公文从起草到签发全过程和网上运转电子化；网上的审批属于办公自动化的主要功能。国家烟草总局公文处理根据“统一领导、专卖专营”的体制展开，增加行业审批的透明度，实现审批的公开、公正、透明；综合事务管理系统主要包括机关办公自动化、出差管理、会议管理、车辆管理，工作计划工作总结管理、内部督察督办管理、领导批示重要内容的落实等；“综合查询系统”主要服务机关，对历史公文在机关内按照权限进行配制和信息资源共享，为机关工作服务。
“我们希望通过办公自动化这种载体，对机关的文件进行整合，同时实现行业信息的互联互通，使资源共享，带动整个行业的整合。”李印美说。
据了解，“网上审批项目”公文远程传输2003年11月启动项目，2004年2月17日正式签订合同，并于当年4月15日开始传输试运行，9月20日正式启动行业公文远程传输。
在该项系统中，国家烟草专卖局应用的服务器包括数据库服务器、应用服务器、文件服务器、多媒体服务器等，在软件产品产品选择上，办公平台选选用了IBM AIX和Windows 2000 Server操作系统、IBM DB2数据库、MQ消息中间件以及IBM WebSphere应用服务器，另外54个点全部选用了IBM的服务器。
据耿刚勇介绍，公文远程传输系统覆盖国家烟草专卖局54家直属单位，实现包括33家省级烟草专卖局、16家工业公司、3家醋酸纤维公司、1家研究院、1家设计院在内的远程公文传输应用。
“三统一”原则
“为实现整合，我们明确了三个统一的思想，即统一网络、统一平台、统一数据库”，李印美说。国家烟草专卖局充分利用和结合“国家烟草专卖局卷烟生产经营决策指挥系统”的资源和体系结构——行业数据中心、数据传输通道、应用系统平台和数据标准，以确保国家局信息化整体建设的技术平台统一，信息资源共享。
在网上业务审批方面，国家烟草专卖局设计并建设一套基于工作流平台的行业信息管理系统，使得行业数据分析与网上审批业务以及公文流转和交换充分结合，充分体现业务与管理的结合。一方面可以规范业务办理的流程、提高办公效率；一方面可以在管理流程中提供业务数据查询和分析的功能，提高业务管理质量。
以行业数据中心为基础，在充分实现各业务部门内部业务数据信息处理和流转的同时，注重部门之间的数据信息的交互和流转，从而实现国家局整体的行业数据信息在统一平台之上的共享、互通、互联。
通过本项目的规划和建设实施，在有效解决国家局现有办公和审批业务需求的基础上，可以进一步规范和优化现有的业务流程，以不断提高国家局业务办公效率。
国家烟草专卖局OA整合方法论
整合三步走
第一步：链接整合
方法：将已有应用的链接注册到应用平台中
结果：用户登录到平台后，可以看到和自身相关应用系统功能模块的链接。如果点击这些链接，应用平台将新开窗口供用户使用这些应用系统的功能。在这种情况下，被整合的应用系统的界面完全是独立的，用户信息、权限信息也是独立的，平台不能对用户和权限进行管理。
第二步：界面、人员、权限整合
方法：在待整合的应用系统中去除人员管理功能，完全由平台完成。改造待整合的应用系统，将单桢结构改为三桢结构，将这些整合后的链接注册到平台中，在用户点击时无需新开窗口。在待整合应用系统中去除入口权限管理功能，入口权限的管理由平台实现。
结果：用户可以象使用平台其他的应用那样使用这些被整合的应用系统。系统管理员可以统一分配用户的访问入口权限。但如果被整合的应用系统是审批系统，在这种整合方式下，系统管理员不能统一管理所有的审批业务的流程，使用审批系统的审批人员也无法直接使用审批平台提供的审批参考数据库的功能。
第三步：流程整合
方法：利用数据交换和审批平台的虚拟参考数据库实现数据整合。数据交换平台可以在应用系统和行业数据中心之间建立数据关联。如果被整合的应用系统是审批系统，就可以调用审批平台的虚拟数据库API直接访问平台提供的审批参考数据。
如果被整合的应用系统是审批系统，可以利用审批平台实现流程整合。这样，系统管理员可以统一管理所有审批流程。
结果：可以使被整合的应用系统达到和利用应用平台新开发的应用系统类似的效果，整合结果较好。
