摘 要：办公自动化建设是现代化办公的需要，是一项高技术含量的系统工程。本文对办公自动化的内涵、办公自动化建设的意义、方法做简述，并着重阐述海南烟草办公自动化系统的功能和技术特点，总结在系统实践过程中的经验与体会。
关键词：办公自动化 信息 应用
计算机技术的飞速发展，尤其是近年来网络技术的发展，使人们的生活方式和思维方式产生了巨大变化。现代化办公方式正在不断改造着传统意义上的办公室，人们愈来愈依赖于自动化的办公手段。办公自动化的内涵也从以提高个人工作效率为目的，发展为通过提高组织内部的协同工作能力，从而提高整体工作效率。
1办公自动化建设是一项系统工程
办公自动化建设是一项高技术含量的系统工程，需要工程化的指导思想和工作方法。良好的系统规划，可以保证工程的顺利实施，同时使巨大的资金投入有效、合理，并带来更高的回报。坚持“统一领导、统一规划、统一标准”的原则，可以减少重复劳动、重复投入，保证系统的顺利实施。
需求是技术发展的原动力，只有在企业内部建立了应用现代化办公手段可以提高工作效率和工作质量的思想以后，对办公自动化建设有了迫切需求，办公自动化建设才能事半功倍。办公自动化是一项领导工程，只有“一把手”亲自使用，才能保证建设的成功。办公自动化建设是一个不断发展、不断完善的过程，不是一蹴而就的，其发展轨迹是螺旋式上升的。应坚持“长远规划，分布实施”的原则，既要尽快满足用户的迫切需求，也要不断利用最新技术加快基础建设。
目前我局（公司）的信息化建设已有相当的基础，先后上了资金管理系统、销售管理统、专卖证件管理系统等业务系统，这些业务系统之间是相互独立的，所以我们在构建办公自动化系统时除了要考虑完成日常的办公事务处理要求外，更重要的一点是同时能对现有的业务系统进行整合，同时还应具有相当的扩充能力，这就要求在技术选型，平台构建上要作充分的考虑。
2海南烟草办公自动化系统采用的关键技术、系统结构、功能及特点2.1关键技术2.1.1、B/S结构与Internet/Intranet技术
本系统在开发过程中采用了比较成熟的B/S（Browser/Server）结构，采用多层模型（Multi Tiers）进行开发,并尽最大可能应用Internet/Intranet技术，将所有应用都集成在B/S中，实现系统在界面层次上的统一。
2.1.2、J2EE技术
J2EE是一种利用Java 2平台来简化诸多与多级企业解决方案的开发、部署和管理相关的复杂问题的体系结构。J2EE技术的基础就是核心Java平台或Java 2平台的标准版，J2EE不仅巩固了标准版中的许多优点，例如“编写一次、到处运行”的特性、方便存取数据库的JDBC API、CORBA技术以及能够在Internet应用中保护数据的安全模式等等，同时还提供了对EJB（Enterprise JavaBeans）、Java Servlets API、JSP（Java Server Pages）以及XML等技术的全面支持。
2.1.3、分布计算技术应用
本系统是为应用系统提供支持的基础系统，考虑到与其他系统的集成，采用分布计算技术是成功的关键。通过组件将各种功能进行封装，并在Internet上进行部署。各应用系统可以方便地对功能进行调用，并可实现功能的统一。
2.1.4、面向对象的系统分析和设计（OOA&D）方法
本系统分析与设计采用面向对象的系统分析与设计（OOA&D）方法,系统开发过程中将应用计算机辅助软件工程（CASE）技术进行系统分析、软件设计和开发，确保系统软件和数据库的规范化、可移植性、可靠性，提高系统开发的效率。系统模型的设计采用UML（Unified Modeling Language）。
2.1.5、XML技术
XML是一个用来定义其它语言的元语言，它简单易懂，是一门既无标签集（tag set）也无语法的标记语言。系统使用XML技术作为可移植性数据的标准，用于各种不同平台、不同技术的系统之间信息的交流。用XML表示的表示层会更常用，因为XML只表示数据，把表示的样式与之分离，通过使用不同的样式表，就能把同样的数据用不同的形式甚至在不同的媒体上显示出来。
系统主要包括四个部分，分别为基础层、数据层、功能层、应用层。基础层是系统运行的环境，包括网络、硬件服务器、操作系统；数据层是数据存放的地点，主要是数据库；功能层是应用系统的基础，主要实现应用系统的基础功能，应用系统是基于这些核心基础功能实现的，而且它提供二次开发的功能，用户可以通过提供的接口调用核心的功能，实现更多的应用系统；应用层则是我们的应用系统和用户与系统交互的窗口，用户可以使用浏览器通过HTTP协议访问，也可把信息通过SMS移动短信和WAP访问。
2.2.1、架构特点
a配置和实施
以组织机构为基础，进行工作和权限的分配，整个组织的工作管理更加清晰完整；可靠、可用、可伸缩的群集结构，针对我局（公司）的办公特点提供了群集构架方式。可支持公文在单位间流转和催办的功能，更加适合办公管理要求；系统采用了模块化开发，各个模块具有松散性连接，为各个模块的维护和操作打下了良好的基础。
b安全和权限
应用数字证书技术，在服务器端和客户端建立了SSL通道，保障了传输数据的安全；应用数字证书技术，在关键步骤处，需要操作者提示个人数字证书，使用其独有的证书对相关信息进行签名和加密，保证了信息的完整性、不可抵赖性、安全性、身份唯一性；通过数字证书对信息采用了分级别安全保密机制和授权访问机制；使用I-key物理介质（用来存放数字证书信息）判别操作者身份和加密控制级别。
c用户操作
系统具有良好的用户界面，多种提醒方式，如声音、图象、文字等、短信等；与个人办公软件MS Office有机结合，并提供改稿的痕迹（不同颜色）与版本保留功能；支持OCR识别功能，将书面资料转换为电子文档进行存储；交互式Internet Web应用，用户只要通过浏览器，就能轻松建立Internet应用体系，执行系统应用；外部众多的接入设备，可以为移动办公提供多种解决方案；对公文在系统内部跨部门的交换制定了规范的格式，能满足公文在各部门间的自由交换；可以使用TRS关系数据库检索引擎（比公文抽词功能更加完善的工具），可以快速的以模糊方式或准确方式按照查询条件（公文内词语、作者、摘要等）对存放在数据库中的公文进行查询操作；按照不同角色划分了不同的信息查询权限，针对公文信息和综合业务信息建立两类不同的查询处理方法，公文信息主要使用推的方式，综合业务信息主要使用拉的方式，次要使用推的方式；支持手写签批及电子印章功能。
d工作流
表单定制和流程定制功能，使用户无需编程就可自定义出所需的各种工作流程，并可对流转过程进行实时监控；工作流系统大量的自定义项，可适应各种类型的组织现在和将来对办公自动化的需求；具有与其他软件兼容和数据转换能力，使得工作流在各个系统中自由流动。
说明：1、Web服务器（IBM 255）采用REDHAT LINUX 7.3操作系统，在websphere5.0上发布开发的oa应用（其中包括trs信息浏览模块，用于浏览trs信息雷达采集的信息。）；websphere应用服务器上配置好ca认证，所有客户端需要ca key进行认证，使用https协议。服务器存储采用raid 5技术。
2、数据库服务器（IBM 255、630）数据库分文件和数据库服务器，数据库采用IBM AIX 5.2操作系统操作系统，oracle9i数据库，数据库的备份采用tivoli备份到磁带库上。文件服务器采用REDHAT LINUX 7.3操作系统，安装TRS全文检索系统。服务器都存储都采用raid 5技术。
3、TRS信息雷达Trs信息雷达采集的信息分别存储到oracle9i和trs数据库中，oracle9i中的用于web页面浏览，trs中的数据用于作全文检索用。由三个逻辑模块组成，即信息实时采集的模块（简称News-Robot）、内容索引和查询服务器（即TRS内容检索服务器/TRS Content Server）、实时信息发布、导航和检索的Web模块（简称News-Pub模块）。News-Robot模块实现对目标网站的信息进行实时监控，并把最新的网页及时采集到本地，进行内容分析和过滤等操作。News-Robot模块的工作结果形成了新网页的全息信息集合，每个网页的详细信息被完整记录下来，包括网页名称、大小、日期、标题、文字内容等。News-Robot模块采集到的网页信息可以根据应用的具体需求存储到不同的目标上。比如直接存储到文件系统中，或存储到关系数据库（SQL Server、Oracle等）中，或存储到TRS内容检索服务器中，用户可以根据实际需要设定存储目标。
4、备份服务器采用，备份服务器安装了tivoli服务器端，直接跟磁带库连接，用于备份需要备份的数据。服务器的存储是作raid 5技术。
5、邮件服务器采用REDHAT LINUX 7.3操作系统，邮件服务器支持http和https，邮件的备份由ibm Tivoli进行整个备份和恢复。服务器的存储是作raid 5技术。
6、短信收发使用电信网关收发短信，支持联通和移动短信收发。
7、CA身份验证每个用户对应一个KEY，KEY是一个带USB接口的硬件。用户使用时，先把KEY插入电脑的USB接口，通过“CA身份认证客户端软件”来读取KEY上的用户信息并传值给浏览器，浏览器传给WEB服务器，WEB服务器传给CA身份认证服务器，实时验证信息是否正确，如果正确，那么用户就可浏览系统。
2.4系统主要功能
1、信息采编发布系统通过本系统提供的电子刊物编辑、出版、发行功能，内部刊物就不再需要传统的纸媒介，同时提高刊物出版的效率。根据系统给用户设置的权限，用户可以看到自己的权限所允许的内容。
2、公共办公系统包括法律法规查询、重要文献信息系统、交流园地、内部邮件、单位规章制度、用车申请、办公用品管理
3、公文处理系统包括公文流转系统，档案管理、手写签批系统、加密电子印章系统。
4、领导办公系统包括督察督办、会议管理、出差休假管理、请示汇报、出差休假等等。
5、个人办公工具包括通讯录、留言簿、任务备忘、日程安排、公务授权、移动办公。
6、知识库搜集管理系统包括网络信息雷达、全文检索、资料ocr批量录入系统。
7、业务数据接口提供“多源数据接口”平台，可方便的与SQL、Orcale、Sybase、Access等各种数据库相联，直接从数据库中抓取相关数据。
8、办公业务审批系统（流程、表单都可自定制）。
各业务部门都存在具体的业务办理、审批流程，这些业务处理过程既类似于公文处理过程，又有些不同。相同之处在于每个业务基本都有固定的工作流程，可以把业务审批视作特殊的“公文处理”过程，因此，业务审批系统可以采用公文处理系统一样的“工作流引擎”；不同之处在于业务处理系统需要大量的附件（可扫描传送），同时需要进行统计、监控、运算等。所以，业务处理系统需要良好的流程及表单可定制性，并具有强大的数据计算统计能力。
2.5办公自动化系统特点
1、采用先进的技术平台，开放式的架构
支持WfMC（工作流标准）和J2EE标准,提供了标准的扩展接口,具有良好的开放性和跨平台性，符合计算机软件的发展主流。
2、“零”客户端安装
客户端完全基于浏览器，从而大大简化了系统的安装和维护。
3、真正的移动化处理系统
用户可以在外出、家中、旅途中等地方使用各种便携式计算机系统，如：笔记本电脑、PDA等，接收和发送信息，处理日常办公事务，提高办公效率。
4、系统平台稳定
可基于UNIX或LINUX系统，系统平台稳定性较高。具有非常高的性能价格比。
5、较好的伸缩性及可扩展性
整个系统采用三层架构模式，我们对整个系统的模型进行了对象化、分布式的考虑、从而能适应从单一服务器到分布式多服务器的用户环境。也为系统的功能扩展打下坚实的基础。
6、可靠的系统安全性
系统建立了的强大安全机制保证了办公信息的安全。系统通过身份验证实现对使用者的安全性控制，通过系统设置、及用户权限设置实现用户对信息的访问。系统可以做到只允许用户看到其权限、业务范围内的信息，执行对应的操作，超出其权限、业务的信息无法看到，更谈不上越权执行操作。并且系统中所有对信息的操作、信息的流向、被访问的时间等信息都有记录，随时可供系统管理员、主管领导调阅。
7、用户自定义功能
用户可以根据自己的实际和需要对界面、功能、流程、权限进行系统设置，以满足各自的情况变化。
8、以协同工作为基础
完善地实现工作中的交流与协作，一方面建立在现有通讯手段和系统软硬件平台构筑的基础上，另一方面也依赖于应用系统在设计上将交流与协作作为应用的基础功能，并提供全面、完善的协同机制。
9、快捷有效的可视化工作流程
用户可以根据自己的实际情况来自行设定各种工作流程，为系统修改、扩充及维护提供了极大的方便。
10、强大快捷的全文检索与中文自动摘要、分类功能
系统融合TRS全文检索及信息分类工具，集成中文自动摘要，自动分类技术，以及各种文档的文本提取技术。提供强大的全文检索和查询功能。系统可以在所有数据库中对字、短语、数字、日期等进行复杂的查询操作，迅速选择定位特定的主题或信息，不必精确说明要查询的内容，操作方便快捷。
11、高通用性和可扩展性
为了方便未来的推广应用，系统从设计之初，就将通用性作为系统实现的基本标准来考虑。首先系统具有较强的可配置性，在人员、系统管理方面提供了较完善的配置功能，使系统能够适应不同的应用环境。其次，系统提供了各种模板，同时也提供模板的配置功能，从而实现可配置、基于模板的文档和相应处理的生成机制。
12、灵活的模块化设计。
模块化设计，能适应行政机构不同阶段的组织结构和人事结构变化；方便系统今后的扩展和更新升级，并且伸缩性好，可以支持不同规模的用户。
13、手写签批、痕迹保留、电子鉴章功能
系统充分考虑领导办公的特点，具有手写签批、痕迹保留、电子鉴章等功能。此系统与其它软件相比具有明显的两大特点，第一是由于采用了XML技术，废弃了传统的数据库存储方式，节约了购买数据库的成本；第二是由于采用了完全的B/S三层结构设计，客户端不需要安装任何软件，且可以远程操作，这样设计的结果是降低了系统后期的维护工作，大大地降低了维护成本。（C15）
3办公自动化系统实践过程中的体会。
一是思想观念的变化。通过全员参与，办公自动化系统建设，充分调动了工作人员包括领导同志的积极性，统一了对信息化建设重要性、紧迫性的认识，加快了信息化建设的步伐。
二是工作方式的变化。以往的纯手工化流程，由灵活的电子流程来代替，使各类公告及待办事宜直接通过机关内部办公自动化系统迅速而准确的传达到指定目标。
三是工作效率的变化。通过电子协作办公，使从前需要较长周期才能完成的工作，现在仅需要短短几分种就能完成，工作效率大大提高。
四是精神面貌的变化。大家通过办公自动化系统，共享资源、互相学习，随时沟通交流，工作积极性大为提高。
4对办公自动化系统建设的展望
办公自动化的发展取决于办公活动的需求和实现这种需求的可能性。如何把最新的技术用于办公，去适应未来的办公模式，是办公自动化研究的任务。办公自动化是一个不断发展的概念，因此办公自动化建设是一个长期的任务。知识经济的竞争已成为当今世界多格局国际竞争的制高点，办公自动化的发展，应该是为知识管理服务的。
5结束语
办公自动化建设是现代化办公的需要，现代计算机网络及通信技术，为实现办公自动化提供了物质条件。技术转化为应用，需要管理上的创新。领导支持、有效的行政协调是成功的保证。改变传统的办公方式，改变人们的思维方式和工作习惯，不能急于求成，要循序渐进；一个企业必须充分使用数字信息技术，实现办公自动化，才能快速的思考和运作，才能够在已经到来的数字化时代取得成功。
