一、认识华普
华普超市有限公司是华普产业集团的控股子公司，成立于1997年4月，注册资本5000万元。截至2002年底，华普超市有限公司分布范围延至华北、华东，在北京、河北、吉林、青岛、武汉等省市已开发大型综合超市16家，总营业面积达60000余平方米，全年销售额10亿多元，公司累计上缴国家税金5000余万元，安排就业人员2500余人(其中包括1000余名国企下岗职工)，2002年在全国连锁百强企业中排名第52位。2002年底，由国际知名的专业物流企业和黄天百公司管理的华普超市物流配送中心正式投入运营，该物流配送中心的建立为华普超市的进一步扩展奠定了重要基础。
二、需求描述
华普超市有限公司经过多年的发展，产业规模成几何倍增长，组织机构规模迅速扩大，同时公司日常管理问题也日益突出，急需改进以下问题。
信息传递
公司的促销、通知、公告、新闻、规章制度无法快速、准确的到达遍及全国的各个分支机构。传统的电话、纸介方式存在许多不足，电话传递信息的准确性、可控性低，纸介传递方式效率慢。在公司发展势头迅猛，每日客流量巨增的情况下，实践证明这些方式延误商机，导致公司蒙受损失。
流程规范
原始的工作流程不仅效率低，可控性差，人为感情因素产生很大影响。比如费用审批，总公司想了解分支机构的费用审批情况非常困难，从而失去有效监控，最终会给公司带来无法估量的损失。
沟通协作
由于超市行业的经营地点分散，所以总部与分部、分部与分部之间的沟通存在较大难度。比如调货，分部需要先与总部联系，总部再查找每个分部的货物情况，然后再通知两个分部进行调货，这样开展工作效率极其低下。更有甚者，当A分部派车到B分部拉货，由于B分部没有即时接到总部通知，不给调货，造成时间浪费，延误商机，引发客户不满。
正是在以上的需求驱使下，华普高层对加强企业的信息化管理开展了信息化管理软件的选型工作。经过与多家厂商提供方案的比较，华普高层最终确定了国内最大的协同管理软件厂商——金和软件提供的IOA信息化管理软件。
三、应用效果
经过金和软件项目实施小组的努力，目前，华普公司总部的办公人员基本使用金和IOA系统处理日常工作，公司各分部至少分配3个账号与总部及时联系。金和IOA系统的所有功能，在华普公司都已正常运转使用，其中华普公司应用最好、最有效、最广泛的是以下几个模块。
网络寻呼，保障沟通高效
网络寻呼的使用，使华普公司内部沟通变得简单、高效、可控。如调货时，A分部向所有分部发寻呼寻问货情况，其它分部与其联系、确认后，A部使用内部请示直接提交申请，总部批示后即可调货，大大提高了办事效率，同时，职责不明、互相推诿的现象得到了有效控制。
公文流转，确保传递精确
华普公司日常处理的公文包括收文，如集团来文、政府公函、行业协会及合作伙伴文件、投诉文件、法律文件等；下行公文如决定、通告、通报、规定、办法等；上行公文如报告、请示、申请、合同汇签单、审批单以及平行公文如联络函等都得以有效的传递，确保公文传递及时、精确，既保障了信息的有效性、又确保了信息查看范围的安全。
内部请示，贯彻制度执行
华普公司的所有审批(如合同、费用、调货等)都使用内部请示模块进行审批及管理，不仅规范了工作流程，还加快了业务处理效率。总部还可以使用流程查询，查找工作流程中的瓶径，进一步提高公司的运转效率。华普高层在信息化建设之前未曾想到的是，由于金和IOA系统内部请示的规范化，有效杜绝了人为因素的干扰，进一步贯彻了公司规章制度的执行。
资产管理，减少资源耗费
华普公司使用资产管理模块，不仅可以有效管理公司的资产，更可以对企业资产的合理使用进行有效的控制，包括库存、车辆使用等一系列问题，解决资源浪费问题。
新闻通知，避免信息失真
华普公司使用新闻、通知等信息模块，快速、准确的把公司的各种信息(促销、通知、决定、规章等)传递给各分部，解决信息不对称、信息失真等情况，加快了信息传递效率。
四、行业经验推荐
由于超市行业具有分支机构多、信息量大、信息传递效率要求高、信息真实性要求高等特点，金和软件根据多年来的连锁行业实施经验重点介绍以下信息化功能模块。
◆网络寻呼
网络寻呼可满足超市行业对信息传递效率、真实性的要求。寻呼的网状沟通能力，可以使员工第一时间找到相关人；集成短信功能可以使相关人第一时间得到信息；寻呼的管理功能，可以监控沟通过程，既可杜绝员工随意发送无用信息，又可在过失判断时为领导提供依据。
◆内部请示
内部请示可规范超市的业务流程，能帮助企业管理者找出业务中的瓶径，提高企业工作效率。
◆收、发文管理
把原始的纸介收、发文转变为数字方式，节省了成本(纸张、运输等费用)，提高了效率。
◆新闻、通知管理
该模块可提高信息传递效率，让分部即时了解总部的信息，如促销活动、货物下架通知等，从而避免信息传递过慢给公司带来损失。
◆人力资源管理
重点推广人员档案、工资管理、考评管理，这些模块可以减轻人资部门的日常工作，上级也可以通过相关流程及查询，了解人员的流动、工资、奖惩情况，为公司构建起发展壮大的人才资源库。
