软件作为企业IT资产的重要组成部分，其在IT系统总成本中所占比重不断加大，软件资产管理问题由此变得突出。
今年3月，某公司淘汰了40台电脑，为了保存业务数据，信息主任把硬盘从电脑里扒了出来。随后，该公司又买了50台电脑，在软件正版化的要求下，信息主任还要买软件，于是又买了50套正版软件。
可是，该公司真的需要买50套正版软件吗？“实际上并不需要，因为之前淘汰的40台电脑里面，软件还是可用资产，可能只买45套就可以，或者30套也行。忽视这点，对于企业就造成无形的浪费。”6月24日，在《中国计算机用户》举办的由30多位CIO参与的富营活动现场，商业软件联盟资深讲师侯红旗侃侃而谈。
“软件资产管理到底是怎么回事？”、“软件折旧的处理形式没有规范，不知道软件资产管理该如何做？”、“现在的软件资产确实有很多流失，统一规范的管理方法应该很有价值。”……CIO们带着自己对软件资产管理的兴趣和问题，再一次聚集到了富营活动中。
的确，面对众多的购置软件，很多企业在管理方面还处于“三无”状态：没有软件管理规划；没有软件管理人员；没有软件管理制度。这就是企业缺乏软件资产管理的表现，由此造成的软件资产流失大量存在。
什么是软件资产管理
其实，很多CIO对于软件资产管理的概念还相对陌生。所谓软件资产管理（SAM），是一套指导企业在组织内部对软件资产进行有效管理、控制和保护的基础架构和流程，涉及从软件采购、部署、移动、更新、升级、维护、报废到删除的整个生命周期。
在候红旗看来，尽管很多企业不熟悉软件资产管理的概念，但他们往往或多或少的已经做了相关的事情，只是没有用特定的标准规范去看待这些问题。
在企业的IT管理项目中，硬件因为属于固定资产范畴，一般的企业都会对其状况有比较清晰的掌握，但是对于软件产品而言，因为其属于无形资产，而且复制容易，用户对其管理重视程度严重不足。
用户购买的软件，实际上是软件企业花了大量的人力、物力、财力开发出来的，用户购买来的只是软件的使用权。这跟日常生活中的实物不同，当你购买一套杯子后，这个杯子的所有权就归你了。但对软件而言，所有权并不归购买者，用户只有软件的使用权。所以，用户可以把买来的杯子借给别人用，但却不能把买来的软件给别人用。
对于软件而言，用户购买的是许可证的授权，在作为资产管理进行评估时，就应考虑以下一些因素：软件规模大小、软件复杂程度、软件的经济生命周期、软件的维护成本和升级能力等性能技术指标。
比如说，某公司财务部正在提交需要购买5套Windows XP系统的采购申请，而采购部里却还有3套Windows XP没有开封，这是之前实施某个项目时一并购买的，因为没有统一的软件管理，信息中心除了上线系统外，这些事早就给忘了。
如何管理软件资产
由于软件资产管理涵盖软件采购、部署、移动、更新、升级、维护、报废等环节。因此，有效的软件资产管理，必须将其制度化，并运用企业全局的思维和战略思维引进软件，并规范软件采购审批、安装验收、使用和保存等诸多环节的管理行为，充分合理地利用软件资源。
侯红旗建议，有效实施软件资产管理可分为六个步骤，包括制定计划、软件清查、构建数据库、内部评估、规划财务和采购、持续维护。
首先是建立管理规章，这是实施软件资产管理的基础。同时，建设软件资产管理环境也至关重要。良性软件资产管理环境有助于单位如期实施软件资产管理计划，顺利推行软件资产管理措施，进而成功实现软件资产管理目标。在单位高层领导的支持下，根据实际情况，制定切实可行的软件资产管理计划，是实施软件资产管理的首要准备工作。
软件清查：就是对单位所有计算机中安装的软件进行清点、审查、记录，以确定单位现有软件资产的客观状况(无论其是否合法)。前面提到的“软件盘存”或业内常说的“软件审计”就属于这阶段的工作。
软件清查的任务是通盘掌握企业内部计算机当中安装的各类软件和其所处的状态，明确哪些是非法使用的软件，查明违反软件资产管理规章，违反著作权法或软件许可协议的软件使用行为。
清查的方法包括手工清查和软件清查两种，如果计算机的数量较多，只能选择相应的工具直接生成数据库，数据库建立完毕后，需要对企业内部所使用的各类软件进行评估，明确所需要的软件清单。
一旦掌握了现有软件使用情况的数据库和所需要的软件清单，IT管理部门就可以依据这些内容制定采购计划和预算，使企业的软件资产管理从混乱走向规范。
应该说，企业的软件资产管理是一项庞杂的工程，需要涉及许多流程。因此，2006年5月，ISO及国际电子科技委员会共同发布了软件管理的标准—ISO/IED 17990-1，为企业的软件资产管理提供了借鉴。
这一管理体系借鉴了ITIL（信息技术基础构架库）的软件资产管理最佳实践，倡导以完善的管理模式和适当的技术支持体系，将软件作为企业的资产加以统筹管理。其目的是将企业所拥有的软件纳入企业资产的正常管理程序，以便掌握企业IT建设的投资状况。
价值在哪里
至于软件资产管理的实施价值，侯红旗列举了一个案例。2005年时，一个日本汽车公司在菲律宾收购了一个当地的配件工厂，该工厂当时拥有两千多台电脑，属于收购完成后立刻即可开工生产。双方约定的价格是1000万美元，可当合同签订资金划拨完后，日本方面发现，原有的两千多台电脑全部使用的盗版软件，为了实施软件正版化，日本方面不得不为这批没有软件的电脑付出一笔不菲的花费。
也就是说，收购方如果之前有软件资产的概念，并在收购预算中考虑实施，那么就不会出现后面的问题了。事实上，企业实施软件资产管理，可以更快更全面地处理IT方面的业务合并、收购与解散，可以根据市场机会和需求，更快、更可靠地布置新系统和新功能，并减少IT故障。
此外，实施软件资产管理在减少企业IT资金投入，降低成本方面也作用明显。通过整合软件资产，企业可以清楚地了解企业内部软件资产购买、使用和分布的情况，降低软件的重复购买，并且通过有效组织集中购买软件能获得大量采购的优惠。对于那些不再使用的软件，企业则可停止购买后续服务，减少重复投资。
应该说，在防范法律、财务和IT风险方面，软件资产管理的价值更显重要。一家上市公司的信息主管提出，上市公司要求财务报表必须透明，在企业收购或兼并的时候更需如此。当股民购买公司的股票时，会了解公司的整体资产是多少，其中，软件资产又是多少，以怎样的方式体现在报表里，这就触及到软件资产管理的问题。
侯红旗介绍说，通过一系列统一规范的软件资产管理流程，企业可以避免因业务规模不断扩张所带来的资产不明等方面的财务风险。在法律上，防止因为使用未经授权的软件带来的法律诉讼或者合同违法，从制度上保证软件使用的合法性，从而规避不必要的法规风险。
在IT管理上，软件资产管理可以减少企业中随意下载、安装和共享软件的不规范使用行为，及时对所管理的软件进行升级、打补丁，增加企业内部的IT透明度，从而有效防范信息安全隐患，并且可以在软件出现问题时做出快速反应，有效防范IT系统的潜在风险，保证企业的正常运营。
软件资产在财务上如何处理成为CIO们的关注焦点
软件资产管理涉及方方面面，其中一个重要的方面就是国家的政策法规。目前，对于企业软件折旧的年限缺乏相应的具体规定，三年、五年、八年……企业各有各的做法。
由于没有标准的政策法规，财务部门在处理软件资产时往往无所适从。因为财务部只认可财政部门发布的规范，因为包括软件在内的资产核算都需要负法律责任。
拿Office办公软件来说，根据市场报价，一套10用户端Windows Server 2003的价格为8100元，如果增加用户许可证的数量，价格则会更高。尽管软件产品的价格并不便宜，但类似Office的软件投入还是可以承受，三年五年的折旧期对于企业投入并无大碍。
但如果是ERP、SCM、CRM等软件就不一样的，它们少则几十万多，多则上百万，如果3～5年就没有了，那可是企业承受不了的成本。
所以，目前需要一个明确而具体的政策规定来指导软件的财务处理。一位来自上市公司的CIO介绍说，上市公司的财务报表全部透明，在股民购买股票的过程中，他会了解上市公司的资产有多少，其中的软件资产以何种形式体现，这就触及到了软件资产管理的本质问题。
各国都应该有自己的政策法规，对于上市公司而言，可以明确软件资产的评估，而不是公司自行评估。如果在美国上市，则按照美国的财务制度评估企业的软件资产，如果在英国等地方上市，也得根据当地的政策法规评估资产。
事实上，当企业软件资产占整体资产比例很小的时候，大家都不太注意它；当软件资产比例大到一定程度时，就会引起大家的关注。这时，就需要相应的政策法规支持。
目前，IT技术的不断发展以及在企业的广泛应用，IT系统在企业中的作用日益重要，而软件作为企业IT资产的重要组成部分，其在IT系统总成本中所占比重不断加大，因此，越来越多的企业开始认识到在对各种有形IT资产进行管理和维护的同时，必须加强对软件这种无形资产的管理。
