引言:
在我的博里,陆续写了不少关于我的工作,关于我的生活的文章. 其实我这人很不好的一点,就是我缺乏坚持的毅力. 作为我的说,可以写的题材太多太多了,有时懒于动笔, 像有点情绪化一样,有心的时候才会写上几笔.我一直很想写写我在我公司实施ERP的过程.
这篇文章里描述的是我们公司上ERP过程遇见的一些问题,最主要的还是一些体会. 对我来说,不仅是给自已留下一片回忆,更重要的是让更多的人从我的实施体会中沉思......
初入公司
我来到了我现在的公司(简称CTG), CTG公司是一家民营的公司,在来公司之前, 原来在公司实施ERP的顾问就告诉我,CTG公司的ERP是很难搞的. 除了里面错综复杂的人文环境之外,还有就是建材行业的ERP行业性很强. 不如你放弃吧!!
对于实施项目,我还是有自信的,在我的信念里面,没有不可以实施的企业,只有想不出办法的顾问. 当然了,那时候我还承受着一部分的压力. 我需要一个稳定的工作来安抚我的家人.
初入公司时, 引荐我进入公司的W先生让人带我转了一圈公司的车间. 一圈子下来,感觉不太深.感觉这个公司正处于发展阶段,物料的整理,5S等工作有做一些,但还是能看到不少的问题,有问题是正常的,说明企业非常急切于改善状况. 我没有太在意这些,企业肯定是有些问题的,只是严重性程度不同罢了.
W先生把我引入信息部门,里面有三两个人看着我,他们就是我现在的同事. 他们好奇地打量着我,没有太多惊异的表情,估计他们早就知晓了这事情了. 他们只是想看看我吧.
信息部门给我的初步的印象是:杂乱. 桌上到处是光盘,还有工具.写些一些乱字或数字的纸张到处乱扔着. 我有点觉得好笑,其实在很多公司我都看过信息部门就是这样,不过那时候我是顾问,总不太方便说客户些什么. 不过,我心里倒明白了几分,要么是同事们不太喜欢整理,要么就是他们太忙了,没有时间整理.但是,至少他们还没有学会工作台整理的意义.
我找了一块地方坐了下来,拿出了我自已的笔记本本. 开始习惯性于浏览我的邮件等.倒也坦然,只不过工作又换了一个环境. 这对于我做顾问到处转不同客户和公司,太平常不过了.
环境适应期
我一边张罗着在公司住下来的准备. 一边到我的部门里上班. 我总希望能对公司多了解一些. 我打开了公司的网站, 这是一个和我所看到的公司许多地方一样的感觉: 杂乱. 网站罗列了很多产品. 新闻\招聘\介绍\广告. 什么都有.我看了看产品的图片.因为实施一个公司的ERP,最重要的还是要了解行业的或产品的特性.至少实施方法什么的已经没有太多讨论的意义了.
一周下来了,基本没有什么事情. 也没有什么人找我.因为他们对我不太了解.我也需要了解公司以及产品. 部门里的同事倒是熟了.都是年轻人, 倒也常说说话. 我也会向他们了解了解一些情况. 看得出来,大家彼此都在适应. 我的到来,对他们来说,他们也需要适应我,了解我.
我想这很正常,人与人之间,总是在不断地观察中.....
我打开所谓的已经上线的ERP, 功能基本用全了. 不过数据还不知道怎么样. 看起来有点复杂,加了不少的辅助字段.还做了不少的报表.也有开发. 这一切都只是表面上的平静.我了解在这平静的下面蕴藏着汹涌的激流......有多年经历的我,隐隐地看到了ERP后面忙碌的工作人员. 企业ERP就是这样:没有问题本身就有问题.
我做的第一件事
应该说,我来CTG公司做的第一件事,应该是SAP系统的SMS功能.这是一个手机短信的功能.通过开发一个短信功能,在ERP系统中触发审批或消息通知. 老出问题了,老板和相关管理人员总无法收到. 管理下了指令,得弄好让ERP系统的消息传递给审批或消息传达人员.
这是原来实施公司做项目时开发的一个短信功能. 实施公司早已经撤了.这功能也能用,不过,总就是无法传递到某些人的手机里.
我找到了开发这个功能的人,来回整了整.功能可以用了. 手机短信频繁地传到了审批人的手机. 由于信息量大,审批的领导很快便打电话过来,把短信给停了.受不了短信一天总提示的声音. ERP系统就是这样: 它按既定的规则.它也是按指令处理,绝对称职. 现在的ERP系统就是这样: 很多华丽的功能,可是未必实用.手机短信本身在理想上是一件好事.可是控制不好,或者说在实际运用中. 未必就适应.
任职
办公室的同事,陆续给了讲了前D软件公司实施的情况. 据说是原来整个公司都在抵触ERP,甚至发生过撤了部分经理的事实. 在很艰难的情况下,D软件公司才把这个ERP实施起来.同事倒没有说太多实施如何困难的事,倒是对中间的一些插曲说得比较多. 很深刻的一段就是原来公司对实施项目小组是很客气,很好的. 结果后来对他们不好了, 食堂连包子也只给两个了,进出也是没有车了. 其实后来才知道的:原来D软件公司项目实施小组,把老板储了多年的酒给喝了. 还没有看到ERP的效果,加上ERP的状况不好,老板一气之下停了他们的供应.
5月底的一天,老板忽然找到我. 告诉我说,你决定升你为事业部的副总经理. 因为搞ERP一定要从上往下各个环节打通才行. 我充分授权给你是让你搞ERP的时候,更方便一些. 企业里面不像政府里面那样,有红头文件.就这样,我就成了事业部的副总了.
我并没有像别人想像的那样,一来就烧什么三把火. 我静下心来查了一些数据.思考着现在ERP的问题.其实,我那个时候,各个部门已经在正常运作了.基本也没有什么问题,做ERP的同事,上班时间还有闲和别人QQ等什么的.
盘点
大家都知道ERP(enterprise recouse planning), 它的核心是MRP,可是MRP的核心是什么呢?是物料管理(Material Manage),所以我决心从物料管理上先入手. 因为验证一个ERP的结果最关键的就是库存数据的准确性.
我张罗着给大家安排盘点的事情. 我事先到各个部门查看过,我所知道的很多呆滞积压的物料没有进入系统. 这是物料管理中常常忽略的一环.很多ERP项目实施顾问并不愿意去整理它,因为它不仅耗时,而且会整出各种各样的问题.我下达了盘点计划的通知. 我要求提前1个月来盘点物料.80%的时间用来整理那些呆滞积压的产品.并且各个部门会知,对不清楚的物料做出解释. ------最终的结果很明了: 我要一份真正准确的物料信息.
很多部门并没有按我的要求在整理. 我心里很有分寸. 因为我是一个新来的,对他们来说,新来的领导意味着对什么都可以蒙. 因为不了解嘛. 我决心每周六去检查. 我让他们把整理的结果写成清单给我. 没有整理,就没有报表. 工作上的控制方式远远要比讲道理更重要.
系统重新上线
据说,原来的SAP系统在2006年6月,一直做到2006年的12月上线,整整半年的时间. 而我却需要在一个月内重新上线.我不想去评价原来的实施顾问公司如何,但很明显的一点就是,在这半年时间里,他们还是没有真正去理透CTG公司. 或许它们有很多的理由来说明,他们做了很多努力和工作,但是,的确原来的SAP系统数据漏洞百出. 最主要的是,很多流程都没有确定.因为我在实施顾问公司的资料里,并没有看到流程,确切地说,很多业务在SAP系统都没有明显地规范应该怎么处理. 事实上是这样, 很多顾问真的没有用心去关心客户,他关注的是他们实施款还有多少没有收, 关注系统什么时候可以上线,什么时候可以撤离这个公司. 它使我想起在99年做国内一家软件公司的顾问的时候,那个时候我和很多顾问一样,以为把实施款收回来了,我的项目在公司就可以认可了. 我很清楚地记得当时,我们的实施的经理明确地告诉我一句话. 项目成功的标志是什么? 就是收回实施款,就是让系统上线(用起来). 暂且不去论这个观点是对还是错,毕竟立场或许有些不同. 但是,在我的眼里, 作为一个顾问应该用心去帮助客户,解决他们的困惑. 客户的心里在想什么?他心里在想: 我应用了这个ERP能不能帮助我解决问题. 这个流程规不规范,是否对我公司的业务产生影响.
系统要重新上线,我把盘点的结果放在了案上. 其实,我心里没底, 我一直希望仓库能够很清楚地把实际盘存的数据给我,他们是给我了,但是这里面有多少水分我是清楚的.我叹了一口气,思索了一会, 就抱着儿子去逛街了. 与其浪费时间去思考今天这么无助的问题,还不如放松心情去应付明天的事.
我吩咐ERP专员把帐套建立好. 我检查了一遍基础设置. 物料编码是我重新定义的,仓库和物料组等等,我都是重新定义的. 因为我不想沿袭旧的东西,因为旧的东西里往往有不少的霉菌. 我决定把基础数据先导好,然后再导入期初的数据.
无数的问题
终于等于了7月1日这一天. 我比平时提早了1个半小时起床. 我坐在厅里的椅子上,想了很多. 实际上基础数据重新整理, 在这个一个月里,几乎占用了80%的时间.
物料所属的物料组错了,重来!
物料所属的仓库错了.重来!
物料的计量单位错了,重来!
物料的名称重复了,重来!
物料编码定义错了,重来!
无数的重来. 我们花了很多心思.几乎从6月20日开始,我们部门就开始加班了.几乎每天都加班到12点多,他们甚至于要比我晚得多. 这得益于我从我原来的客户那里挖来的一个ERP专员, 让我感到宽慰. 配合着加班. 以至于到了最后, 几乎全公司的人都爱到信息部拿泡面,都爱到信息部拿些吃的东西. 因为加班,信息部领了很多泡面.
基础数据的整理,期初数据的整理,就是这样开始的. 我甚至发现,原来的顾问公司甚至没有把物料的基本计量单位定义清楚.
我们把几个月的工作量都缩在了数天里面. 还好的就是: 我们公司的ERP最终用户比以前懂得了更多的概念. 比以前配合ERP的工作了.
问题很多,但不要紧. 因为出现问题了,说明我们找到路了. 解决了问题,ERP自然就会顺畅起来. 问题本身不可怕,可怕的是不去发现问题,或者不去解决问题. ..... 作为信息部，我们尽了最大的努力去把ERP实施起来。据说以前实施的ERP软件公司整整花了半年的时间，才弄上线。我们几乎把工作重新做了一遍，却把时间缩小到1个月的时间，信息部的L几乎天天晚上加班，因为白天不能改动相关的数据。L开玩笑说，时差都快倒过来了，一到晚上就来精神。
在数据录入的这个月里，系统维护量很大，刚巧也碰上了公司业务订单繁忙的时候。我也在不停地加班，每次吃完晚饭去加班的时候，老婆和孩子都眼红红地看着我，她们在公司里住着很闷，可是我还没时间去陪她们。
公司ERP项目组里，也是以女性居多。很多都是有家庭的人，下班回去先给孩子煮饭，然后再回公司加班的都有。这使我有些感动。毕竟有责任心比什么都重要。当然，也有抵触情绪的人。有疑问也不问清楚，就做下去了。最后在系统中竟然还发现单价有2000万的，影响了数据的准确性。这是后话。
在这段期间里，我慢慢地领悟了公司的产品特性。了解到了很多产品的特征知识。作为一个ERP顾问来说，了解产品是最重要的，如果对产品特性不了解，很难想象可以做出一个运行正常的系统来。所以，很多公司在选择顾问公司，大部分都是很关心顾问的行业背景的，因为了解行业，不仅会沟通起来容易，更重要的是能够引入更多的管理方法。
我也慢慢地了解了公司项目组的人，以前很多人我都没有办法叫出名字来，现在我认识她们了，甚至于了解了她们的性格。做管理就这样，了解上级，了解同事，了解下级和做实在的工作一样重要。管理除了管事，最重要的还是管人。毕竟事情总是人做出来的。我发现ERP项目组成员中，大部分的人并没有把数据上升到管理的高度，更多的时候，对于她们来说，最需要解决的是如何快速、简捷、准确录入数据。所以，很多最终操作的用户并不理解ERP，她们很机械式地录入系统的数据。这让我非常头痛，比如说我按流程写了操作的方法，培训了她们，可是数据还是会出错。原来，有很多业务是新的，公司的产品或处理方式看样子很像，也可以纯粹是另一种产品。她们并不能分析其中的差别。L经常在维护数据，我常常能听到他在偷偷地骂的声音。因为有很多错误是很明显地错了，但是，她们都不会去检查。L说，他只能安慰自已，怪自已没有做好培训，可能是她们真的加班很困了。。。可是不管什么理由，ERP的结果是不会同情我们的。
她们都说我的脾气好，要我不会像以往的ERP顾问人员一样，有时狠狠地骂她们。我不知道是喜还是悲。对我来说，更多的时候是悲胜过喜。因为，我能够明白，现在做管理了不像以前我所从事的顾问，做为顾问更多的时候只需要建议客户怎么做，现在的人，不仅要把ERP系统做好，还得管起人来，督促她们做好ERP的数据。如果说脾气能解决问题的话，我甚至愿意去改变脾气。
ERP的数据像流水一样，在大家的忙碌中汇聚在一起。。。。。 到了月底了。在大家的努力下，终于这个月的ERP系统做完了。剩下了财务最后核对与结帐的时候。我停3天时间，让财务核对，让信息部门来调整数据，并且做总结。
正如我心里一直隐隐所预想的那样，ERP的数据报表结果出来了。财务的评论结果是：成本过高！ERP有部分数据异常。
拿到财务数据分析结果的刹那，我心里闪出了几份悲凉。辛苦了一个月的成果呢。
难受归难受，还是静下来认真地查了查数据。的确存在不少问题，最大的问题来自于woke order 的控制。我过滤了一下数据，发现很多物料没有发，譬如一些盐酸之类的无法每次发料的东西。竟然忘记了这类物料设置blackfresh. 另外，有不少材料和产品没有通WO处理，而是直接Goods Issue,最要命的还是Goods Recieved，成本的价格大大高于原始的Cost Price.无言。。。。
怎么办呢？成本数据不准，财务不敢结帐。财务偷偷地向老板汇报了ERP数据不准的事实。ERP的数据是连续性，一旦一个环节发生错误，后续的问题将无法解决。
重新做系统？开个系统把7月份的数据重做一遍？需要多少的人力与时间？那一夜我没有睡着。忽然有种很后悔的感觉，我应该抽出更多的时间去检查数据。我忽视了Final User操作数据认真程度。或许她们真的不懂，或许是有意的。
没有等到我的考虑成熟，Financial Depart提出了沿用旧系统的决定。他们列举了很多新系统没有注意到的地方，说明旧系统不存在这些问题。我试图列举了经过优化的新系统启用了MRP，不仅只有外销数据还包括了内销数据等等。我甚至于怀疑Financial Depart故意在夸大问题的严重性，其实旧系统出来的数据一样存在不少问题。
最后，老板出来说了一句话，我不管你怎么样优化。你必须给我准确的报表数据。在总结会议上，最后以多数票通过沿用旧系统处理的办法。我痛苦地闭上了眼。
8月份采用一个星期时间在旧系统中把7月份的数据重做一遍。然后新系统也必须重做一遍。意味着两个系统并行做，在8月底核对数据结果，然后9月份重新修改新系统配置。
总结：对企业的生产状况及产品特点不够了解，匆忙上线。对企业的操作人员不太了解，导致在系统上线过程中缺少数据上的控制。
无论是对还是错，系统还是在运行。不过，在每个人的眼里，ERP系统就像一个庞大的滚轮，吱咯吱咯缓缓地前进着。。。。。。。
