一、为什么要实现办公自动化
1、时代发展的需要
企业发展带来部门、人员、流程的增多和复杂化，办公成本提高，效率却降低。
新的时代下，传统的办公方式已经极大地束缚了人的创造力和想象力，埋没了人的智慧和潜能，使人们耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作。手工模式给发展戴上了沉重的枷锁，造成资源的巨大浪费，管理的效能低下，无法满足新形势下发展的需要，人们需要用先进的生产工具来促进生产力的发展。
2、内部管理的需要
传统的管理方式过分依赖领导者的个人能力、精力、经验、风格、习惯、感觉等人为因素，而员工的办公也过分依赖其个人意愿甚至喜好来进行，由于这些因素的不科学性、不正规性、不确定性，造成整个单位办公环境的混乱、无序、推诿、低效等问题时有发生，管理成本居高不下而收效甚微，不能建立健康、高效的组织办公文化。
3、规范信息的需要
当今社会是信息的社会，信息的种类越来越多，信息的流动越来越快，信息的利用越来越强。而传统的办公模式在企业内部形成 “信息孤岛”，辅助单位经营运作的信息系统各自孤立地运行，没有能够形成一个有机的整体，以至于影响经营决策效率。人们迫切需要有效管理信息的产生、传递、发布、提交、修改、审批、存储、分析、查询、统计……
4、提高效率的需要
今天是一个快速发展的时代，一个效率至上的时代，效率意味着我们能在更少的时间里作更多的事情，取得更大的成绩。如何从根本上提高整个单位的办公效率已经成为一项重要而紧迫的任务，而传统的办公模式却成为制约效率提升的最大瓶颈，比如电话、通信、印章、文件下发、批复、归档，繁多的会议等已经使办公人员陷入各种各样的低级工作中，无法快速提升办公效率和办公质量。
二、企业里面需要解决的典型问题
总经办
1、信息传递方式繁琐，致使部门工作效率低下。比如经常有这样的情况，各部门向总经理传送文件时，总经理不在人白跑一趟。有时总经理正在会见重要客人，而着急签批的申请人只好在外边等，甚至等上几个小时也是常有的事。
2、文件越级传送问题突出。本不该总经理处理的文件，下属为图方便请求总经理处理产生管理误区。总经办人员目前只是起到了传递文件的功能，紧急待签文件的跟催功能较弱，副总对催办效率也不满意，一般部门或员工待签的文件就不用说了。各种文件的先后顺序和轻重缓急分配混乱，经常积压和丢失。老总一般不在单位，不知道下属们每天都在忙些什么，无法及时了解下属和员工的工作内容和思想状态，不能随时监控指导，并得到可靠数据做出正确决策。
副总办
1、目前每天堆在副总办公桌上文件即多又乱，下属经常拿着文件一边向领导汇报一边让领导签字，副总几乎已经忙到没有时间细看文件。
2、副总一般都主管企业内部的具体事务，事情多而杂，经常电话不断，自己也经常亲自跑到各部门去检查、监督、指导工作，难以集中精力处理核心事务。
3、经常需要发布通知或文件，如果交给办公室人员则麻烦、不及时而且失真，如果全部自己做更是不可能。
