一、外经贸行业的信息化背景分析
中国加入世贸组织后，随着全球经济一体化程度的加剧,中国外贸企业面临着空前激烈的贸易竞争，不但要求中国外贸企业在短期内改变经营理念，更要求中国企业在短期内迅速改变经营管理手段。
当前，管理信息化在国际上已经得到了非常普遍的应用，已经成为企业保持核心竞争力的重要手段之一。外贸中小型企业是我们国家主要经济支柱产业，也是国家对外的一道经济窗口，处于国际商务往来最前沿，面临的冲击和挑战将最直接、最迅猛。因此实现外贸企业信息化、增强企业竞争力已经迫在眉睫。
随着信息产业技术的发展，信息管理系统在外贸企业也和其他企业一样得到了广泛的应用和发展。同时互联网技术的成熟以及电子商务的兴起，为我国外贸领域的应用和发涨开辟了广阔的前景。
二、外经贸行业管理所面临的难题
由于目前国内的外贸企业信息化建设水平参差不齐，信息化程度高低不均，经常会面临种种管理难题:
1.由于外贸中小型企业参与国际贸易的单位繁多，同时贸易涉及到多个国家，政策的变化会导致业务的不确定性；
2.在传统的商贸过程中，频繁多变的报价计算及大量单证，发票作业给业务人员加大了工作量；
3.在传统手工进行库存业务处理状态下必然会导致出口业务与生产备货环节脱节，容易造成发货延误或库存积压；
4. 由于外贸企业业务员高度集权制，使得领导很难进行业务监控;而企业决策层及财务人员对最为关心的客户资信，商品贡献等很难得到正确评估，增大了公司的贸易风险。进出口业务部门与财务之间信息沟通不畅，容易造成财务部门对企业的资金流向和流量的失控，无法起到对企业运作协调和指导作用。管理审批工作也无法根据业务需求多层多级设置，容易造成企业运转监控不严；
5. 对于相关管理机构的数据有很大部分来源于其管辖的外贸企业。而目前企业应用软件与管理部门应用软件一般又无直接接口。另外由于体制等多种因素，往往这些相关部门对外贸企业具有一定的约束力。
三、EasyBoss外经贸中小型企业解决方案
3.1设计思想
◎提供可扩展的外挂的自扩展应用平台，以适应业务的增长的需要；
◎采用先进的查询技术进行深度的数据挖掘，从而满足管理上多层面的需求；
◎多系统无缝连接，异地同库，达到真正意义上的数据共享，避免重复劳动，从而真正提高企业运作效率；
◎开放式数据结构，使系统能适应数据增容的需要，并能基于业务实际自定制；
◎采用统一的码制，明细编码级次，建立和维护体系内部一致性
◎应用开放式的数据连接使系统可跨平台，易于移植；
◎提供实用的软件工具，用以方便维护系统的健康；
◎除操作系统的安全解决方案外，提供权级的共享数据的安全以及深层的数据安全(数据的可回溯性和一致性)机制，辅以网络层的安全解决方案；
◎建立数据字典的机制。
3.2利用EasyBoss管理软件进行企业资源整合、业务重组功能特点
EasyBoss外贸业务管理系统主要由业务资料管理、合同管理、案卷管理、财务管理、单证管理、核销退税管理和业务常用工具等系统构成。
该系统是专为中小型及个人外贸企业量身打造的外贸业务管理软件，对外贸商务流程的全面、实用支持以及强大的数据存储、查询和汇总功能，为不同管理层用户提供了多角度的业务分析报表和数据查询，使企业管理人员可以随时掌握企业的经营状况；同时实现对外贸业务众多环节工作的支持，极大地方便了外资外贸企业业务员业务处理，提高业务处理效率；系统的自动维护和备份功能保证了数据的安全性；严谨的权限和业务流程控制确保数据不被伪造和篡改，使企业领导可以充分授权；智能化的预警功能可自动提示退税、信用证到期等关键业务状况，确保业务正常进行。
3.3、总体框架
系统具体功能框架
◎详尽的客户与产品档案管理让您的业务管理工作更加轻松容易；
◎从基础信息到报价单到合同到单据,业务数据全过程全流程调用，保证数据准确，无须重复录入；
◎及时更新的货运及运价信息，让您的成本核算更加精确；
◎只需输入一套公共信息，所有单据自动生成；
◎多元化的进,出口业务管理模式，和方便的进出库管理和结转库存查询，轻松玩转您的个人外贸之旅；
◎配合新《外贸法》个人可从事外贸经营条例的实施，让个人电子商务更加适用，实用， 易用；
◎全新的函电管理模式，提供大量函电模板，可以自由选择，让您和客户交流更简捷方便；
◎全新的样品管理模式，可以导入样品图片，让您的样品查询更加便捷；
◎全新的按样报价模式中导入的样品图片管理，可以直接导出为电子邮件发送，让您的报价更简单，准确；
◎单证制作，只要录入一套公共信息，全部单据自动生成，确保单单一致；
◎全新的核销退税中的三单进度管理，让您的核销退税更加顺利；
◎辅助工具中的今日提示等功能，完善您的办公计划；
◎常用资料包括世界主要港口，国家代码，商品海关编码，度量衡转换等。
3.4、EasyBoss解决方案的优势
◎ EasyBoss是中国第一套专为中小型及个人外贸企业量身打造的外贸管理软件，对外贸商务流程提供全面而实用的支持；
◎详尽的客户与产品档案管理让您的业务管理工作轻松容易；
◎从基础信息到报价单到合同到单据,业务数据全过程全流程调用,保证数据准确,无须重复录入；
◎及时更新的货运及运价信息,让您的成本核算更加精确；
◎只需输入一套公共信息,所有单据自动生成；
◎多元化的进、出口业务管理模式和方便的进出库管理和结转库存查询,轻松玩转您的个人外贸之旅；
◎配合新《外贸法》个人可从事外贸经营条例的实施,让个人电子商务更加适用、实用、易用；
◎EasyBoss外贸业务管理信息系统不仅帮助外贸业务人员简化了外贸业务的操作。
四、EasyBoss在外经贸中小型企业中的应用
应用海泰克EasyBoss系统的根本目的在于，迅速改变外贸企业粗放型管理的现状，建立一套符合市场经济体系的现代企业管理模式，实现企业管理的跨越式发展，从而增强企业的运作能力和核心竞争力。
◎ 整合您旧的外贸业务系统
◎ 建立高效、可靠的信息通道
◎ 业务流程一体化管理，能够在最短时间内帮您实现贸易并有效降低成本
◎ 建立可靠、高效的信息通道
◎ 实时监控，实时决策，超越管理的时间与空间限制。
